Подорожній лист чи інший документ підтверджує не тільки відстань і через це — витрати пального, але й господарський характер використання транспортного засобу. Припустимо, підприємство не коригує різниці, а плата орендодавцю відбувається без ПДВ, оскільки він ФОП-єдинник, — тоді можна сказати, що підприємство навіть у разі повністю негосподарських витрат нічого б не втрачало: витрати все одно враховуються за бухобліком, ПДВ кредит, який потрібно було б компенсувати за 198.5, відсутній. Але тоді буде додаткове благо фізичної особи, яка фактично користується автомобілем (164.2.17 ПКУ). І потрібно буде утримувати ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта, військовий збір та нараховувати ЄСВ (якщо це працівник).

Тому доцільно все ж підтвердити господарський характер поїздок, навіть якщо пальне вже використано. А підтвердити його краще за все подорожнім листом, однак підприємство може самостійно розробити і інший документ та затвердити його наказом (він має відповідати ознакам первинного документа згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік).

Як саме будть зазначені маршрути та цілі поїздок, підприємство визначає самостійно. Головне, щоб такі відмості однозначно свідчили про те, що поїздки здійснюються у господарських цілях підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!