Не можна заправляти пальним підприємства автомобіль працівника, який хоч і використовується в господарській діяльності, але не знаходиться в оренді чи позичці у підприємства.

Використання власного автотранспорту оформлюється компенсацією, грошовою, розмір якої встановлюється за угодою сторін та підтверджується витратами працівника. Тобто, він веде маршрутний лист, розраховує пальне за нормами — тільки для того, щоб підтвердити підприємству суми власних ресурсів, які він витратив, а підприємство за документами повертає йому ці суми, утримуючи ПДФО та військовий збір. ЄСВ при цьому не нараховується, це окремо вказано в Переліку 1170.

Отже, працівник веде маршрутний лист по службових поїздках, пред’являє чеки заправки, керівник своїм наказом встановлює норми пального на цей автомобіль, за маршрутним листом визначаються витрати пального, а як компенсувати їх працівнику — за середніми цінами чи за пред’явленими чеками — сторони вирішують на договірних засадах. Так мало б бути.

А в даному випадку відбувається наступне: підприємство надає працівникові додаткове благо у вигляді пального;

підприємство передає пальне іншій особі, не маючи при цьому ліцензії на торгівлю;
підприємство не сплачує акцизний податок при торгівлі пальним;
підприємство не нараховує ПДВ на безоплатну передачу.
Отже, всі ці дії утворюють різні порушення, як бачите, їх досить багато.

Адже будь-яка передача, з переходом права власності чи без такого переходу, є реалізацією пального, і це визначено у п. 14.1.212 ПКУ.

Це поширена помилка, але ж передача пального за приписом 14.1.212 ПКУ є його реалізацією. Тому підприємство не має права передавати пальне іншим суб’єктам.

Якщо це принципово для підприємства — не компенсувати витрати працівника (який сам придбає пальне), а саме надавати пальне, тоді варто розглянути інші варіанти оформлення. В такому разі автомобіль працівника має бути оформлений або в оренду, або у позичку. До договору позички застосовуються ті ж самі норми, що й до договору оренди (ЦКУ стаття 827 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3999 ). Але, на відміну від оренди, можна не застосовувати нотаріальне посвідчення договору позички (у пункті 4 статті 828 є виключення — "Договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), в якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню.").

Позичений автомобіль стає службовим (так само як і орендований), і обслуговування та заправка такого автомобіля стає обов’язком підприємства.

Або доцільно переглянути умови використання автомобіля працівника із компенсацією, виключивши пряму передачу пального.

Раді допомогти, звертайтесь ще!