Щоб списати товари, які фактично були викрадені чи пропали зі складу, фірма має діяти так:

Провести інвентаризацію згідно з Положенням № 879 (постанова КМУ від 02.09.2014 № 879), фіксуючи всі розбіжності між фактичними і обліковими залишками. Результати оформлюються інвентаризаційним описом і звіряльною відомістю. Далі складається протокол інвентаризаційної комісії з висновками щодо причин нестач (розділ IV Положення № 879).
Оформити відповідний наказ керівника про списання нестач, встановлених за підсумками інвентаризації, і про те, як діяти з винними особами (якщо їх не виявлено — наказ про списання за рахунок підприємства).
Бухгалтерський облік:

Сума нестачі понад норми природного убутку відображається на субрахунку 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей".
Якщо винна особа не встановлена, сума фіксується на позабалансовому рахунку 072 на рік, після чого списується на витрати (абз. 4 п. 5 розділу IV Положення № 879).
Якщо винна особа встановлена — сума до відшкодування відображається на рахунку 375 з подальшим її утриманням із зарплати або іншим шляхом відшкодування.
Податковий облік:

Якщо товари були придбані з ПДВ і за ними було відображено податковий кредит, у разі виявлення нестачі понад норму природного убутку (а також якщо винна особа не встановлена) на суму нестачі потрібно нарахувати податкове зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ. Для цього складається зведена податкова накладна (тип причини "13", отримувач — підприємство, умовний ІПН "600000000000"), не пізніше останнього дня місяця, у якому виявлено нестачу, та реєструється в ЄРПН (п. 201.4, п. 201.10 ПКУ).
Якщо винна особа встановлена, ПДВ нараховується як на операцію постачання за п. 188.1 ПКУ (ПН тип причини "02", умовний ІПН "100000000000").
Документальне оформлення:

Акт інвентаризації,
Протокол комісії,
Наказ керівника,
Акт на списання,
Бухгалтерська довідка про відображення операції,
Компенсуюча податкова накладна (для ПДВ).
Особливості:

Якщо товари є підакцизними (наприклад, алкоголь), при їх нестачі слід також нарахувати акцизний податок, виходячи з продажної ціни (ст. 226 ПКУ). Це відображається у додатку 6 до декларації акцизного податку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!