Можливість використання електронного підпису та факсиміле в документах

В українському законодавстві не існує вимоги використовувати для всіх внутрішніх документів підприємства лише один формат підписання. Тобто підприємство цілком законно може мати частину документів у паперовій формі (з власноручними підписами), а частину — в електронній формі (з КЕП відповідних осіб). Такої норми, що, почавши оформляти документи в електронній формі, ви вже не маєте права створювати паперові документи, немає — це питання організації документообігу на розсуд підприємства (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 6, 7, 9).

Водночас, комбінувати підписи різних типів у межах одного й того ж оригіналу документа (наприклад, частину підписати КЕП, а частину — «живим» підписом) не можна. Якщо документ створено в електронній формі, всі підписи на ньому мають бути виключно електронними (КЕП чи удосконаленим електронним підписом), оскільки це єдиний легітимний спосіб для електронного документа (ст. 7, 9 Закону № 851-IV). Аналогічно, паперовий документ підписується лише власноручними підписами.

Якщо ж у вас є електронний документ, а потрібно отримати «живий» підпис певної особи, ви можете роздрукувати електронний документ і дати на підпис — але це вже буде копія, яка не матиме юридичної сили оригіналу (оригіналом лишається електронний документ, а підпис на роздруківці - це є лише підпис про те , що ознайомися із копією).

Факсиміле (відтворення підпису за допомогою спеціальних засобів) можна використовувати лише у випадках, прямо визначених внутрішніми документами підприємства та за погодженням усіх сторін (ст. 207 Цивільного кодексу України, Постанова ВС № 910/16987/17 від 12.03.2020), але це стосується здебільшого господарських контрактів, а не внутрішніх наказів.

.

Раді допомогти, звертайтесь ще!