Використання таблички замість подорожнього листа для автомобілів

Так, таблиця замість подорожнього листа допустима, але відсутність щоденного підтвердження (особливо підписів) створює податкові ризики, і в разі спору позицію доведеться додатково захищати у суді.

Подорожній лист не є обов’язковою типовою формою для всіх підприємств, але він залишається первинним документом, який підтверджує використання транспорту, списання пального та інші витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля.

Якщо підприємство розробило власну таблицю, що містить обов’язкові реквізити; заповнює її щодня (рух, маршрут, спідометр, пальне); друкує один документ у кінці місяця як зведення; і забезпечує підписання або інший контроль кожного щоденного запису,то така форма може виконувати функцію подорожнього листа як для легкового, так і для вантажного транспорту.

Обов’язкові реквізити (ст. 9 Закону № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155):назва документа, дата; дані підприємства; опис господарської операції (рух, маршрут, мета); одиниця виміру (км, л); відповідальні особи (водій, диспетчер/механік) з підписами.

Підписання щоденних записів є критично важливим. Якщо друк виконується в кінці місяця, але дані ведуться щодня - потрібно забезпечити їх недоступність до редагування (наприклад, електронна форма з електронними підписами або журнал погодження руху ТЗ).

Проте, згідно з практикою, якщо записи не засвідчуються щоденним підписом, це: не порушує прямо норму закону, але створює ризик невизнання витрат з боку податкових органів.

У судовій справі № 160/15009/20 (Дніпропетровський ОА, 2021) підприємство виграло, оскільки щоденні записи були підписані водієм і підтверджені контролюючою особою. Тобто відсутність підписів у документі не є автоматичним порушенням, але вашу точку зору доведеться аргументувати в суді, надаючи інші докази достовірності (журнали, GPS-звіти, накладні, накази, порядок документообігу тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!