Уповноваження економіста на підпис податкових накладних: інструкція

Потрібно по перше наділити фахівця функцією підпису податкових накладних.

Згідно із загальними роз’ясненнями податківців, «згідно зі ст. 207 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV зі змінами та доповненнями правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Отже, податкова накладна підписується особою, уповноваженою на це установчими документами платника податку, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства» ( роз’яснення ГУ ДПС у м. Києві «Якими документами платник податку може уповноважити особу підписувати податкові накладні?» опубліковано 31.05.23 р., посилання на повний текст: https://kyiv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/680657.html ).

У Вашому випадку, вважаємо, що уповноважити економіста підписувати ПН можна згідно з наказом по підприємству, або шляхом внесення цих повноважень до посадової інструкції.

Та далі слід надати Повідомлення за формою J 1391104 на працівника.

Загальний порядок його подання наведено в роз’ясненнях податківців: «…при заповненні реквізитів повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису за формою J(F)1391104 (далі – Повідомлення), зокрема зазначається:

поточна дата та порядковий номер;

найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) автора (платника);

код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

До табличної частини Повідомлення вноситься інформація про фізичну особу або печатку:

у графі 1 – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи, якій надається право підпису електронних документів/найменування платника (для печатки);

у графі 2 – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті/податковий номер платника (для печатки);

у графі 3 (посада) – посада фізичної особи, якій делеговано право підпису електронних документів /печатка;

у графі 4 (тип підпису) – директор/бухгалтер/підпис податкових накладних/печатка.

Зазначаються ініціали та прізвище керівника.

У полі «Виконавець» зазначається посада, ініціали та прізвище виконавця та її контактний телефон.

На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності)» (роз’яснення ГУ ДПС у Львівській області «Як правильно заповнити повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису J(F)1391104?» опубліковано 15.05.2025 р., посилання на повний текст: https://lv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/897573.html )

Раді допомогти, звертайтесь ще!