Питання електронного документообігу та фінансової звітності юрособами

Усі електронні первинні документи (акти, рахунки) слід визнавати і відображати за датою, зазначеною в документі як дату його складання, яка має співпадати з датою проведення господарської операції

Акт від 30 квітня, підписаний у червні. Дата визнання - 30 квітня (дата складання, що відповідає даті виконання послуг). Норматив: ч. 5 ст. 9 Закону № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 операцію відображають у періоді її здійснення; п. 187.1 ПКУ - датою податкових зобов’язань є дата складання документа, незалежно від дати підпису. Якщо підписання документа відбулось із затримкою - оформіть бухгалтерську довідку або акт внутрішнього використання на дату фактичного надання послуги (квітень), щоб обґрунтувати відображення витрат у правильному періоді. (лист Мінфіну № 35210-06-62/35178 від 26.12.2019)

Рахунок від 30 березня, оплата 4 квітня, завантажений 15 травня. Рахунок - документ звітності про виставлення вимоги оплати. Він не впливає на визнання витрат, якщо оплату здійснено: дата операції - 4 квітня. Податкова може перевірити відповідність дати оплати й дати в документі, але затримка з документацією не є порушенням, якщо операція обґрунтована.

Акт від 31 травня, підписаний 20 травня. Такий документ недійсний - дата підпису не може передувати даті складання. Потрібно виправити: або змінити дату документа на фактичний день підписання (31.05 або 20.05), або оформити новий акт.

Закон України "Про бухгалтерський облік" та Наказ №88 вимагають, щоб первинні документи містили назву підприємства, зміст госпоперації, одиниці виміру, підписи відповідальних осіб із зазначенням посад та прізвищ
Якщо електронний акт не містить прізвища, а лише електронний підпис, але метадані КЕП дозволяють ідентифікувати особу - це допустимо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!