Суміщення обов'язків бухгалтера: ключові питання та нюанси процесу

У ситуації, коли директор звільняється, а нового ще не призначено, відповідно до законодавства не може бути періоду без керівника – юридично компанія завжди повинна мати діючу уповноважену особу, яка вказана в ЄДР. Навіть якщо директор подав заяву про звільнення та трудові відносини припинені, але немає рішення засновників про звільнення і призначення нового директора, у ЄДР керівником лишається попередній директор і саме він формально зберігає повноваження.

Для тимчасового виконання обов’язків директора, коли попередній директор звільнений лише за трудовим договором, але ще не за корпоративним рішенням, слід застосовувати ту ж саму процедуру, що й на період відпустки, лікарняного або тривалого відрядження керівника: видається наказ про тимчасове виконання обов’язків директором іншої особи (наприклад, головному бухгалтеру), а також оформлюється відповідна довіреність на підписання господарських договорів і представництво підприємства, якщо це передбачено статутом (ст. 246 ЦКУ).

Наказом можна покласти на працівника виконання обов’язків директора на визначений період, це оформлюється як суміщення посад з відповідною доплатою (ст. 105 КЗпП). Якщо у посадових обов’язках головного бухгалтера передбачено право виконувати обов’язки директора у разі відсутності останнього – додаткового наказу про суміщення може не знадобитися, однак фактичне оформлення забезпечить юридичний захист.

Довіреність на підписання господарських договорів видається директором, якщо він ще не виключений з ЄДР (ст. 246 ЦКУ). Якщо передбачається підписання лише внутрішніх документів або листування – достатньо наказу. Довіреність складається у простій письмовій формі, якщо договори не вимагають нотаріального посвідчення, із зазначенням строку дії, дати видачі та обсягу повноважень (ч. 3 ст. 247 ЦКУ).

Оформляти електронний підпис (КЕП) для виконуючого обов’язки директора на короткий термін (до місяця) потрібно лише якщо необхідно підписувати податкову та іншу офіційну звітність. Для цього податковий орган повідомляється за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку № 557 (наказ Мінфіну від 06.06.17 р. № 557) – потрібно зазначити, що головний бухгалтер тимчасово підписуватиме як директор. У такому випадку ключ оформлюється як для директора, а податковий орган приймає звітність, підписану цим КЕП. Як підписати лише як довірена особа, без ключа директора – недостатньо для подання звітності (ЗІР129.03):
«У разі тимчасової відсутності керівника (директора) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований або удосконалений електронні підписи у такому порядку: першим – головного бухгалтера; другим – особи, зазначеної у Повідомленні про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі – Повідомлення) з типом підпису «Директор»; третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності)» (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41639 )

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (у тому числі директора) може бути оформлене без звільнення працівника від його основних обов’язків або зі звільненням від них, але при суміщенні, як у вашому випадку, проводиться доплата згідно з колективним договором або положенням про оплату праці.

Державному реєстратору інформацію про особу, яка тимчасово замінює директора, можна не подавати, але якщо підприємство бажає, це допускається (п. 13 ч. 1 ст. 9 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV). Однак це не є обов’язковим. В усіх інших випадках юридично діючою уповноваженою особою залишається попередній директор до внесення змін до ЄДР.

Отже, якщо коротко, це саме суміщення посад із відповідною доплатою, оформлюється наказом та (за потреби підписання звітності) – КЕП із поданням повідомлення до податкової як для нового керівника на цей період. Підписати звітність як довірена особа без відповідного КЕП директора – не буде достатньо для прийняття звітності контролюючими органами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!