Схвалення Інструкції з діловодства: необхідність погодження та зміни

Так. Спочатку Проєкт Інструкції з діловодства погоджують з усіма структурними підрозділами підприємства, діяльність яких пов'язана зі створенням управлінських документів та організацією роботи зі службовими документами. Крім того, потрібно отримати погодження від особи, яка виконує контроль за роботою Служби діловодства.

Після підписання Проекту Інструкції керівником Служби діловодства він підлягає схваленню експертною комісією юрособи та погодженню з експертно-перевірною комісією державного архіву (або експертною комісією архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) з обов’язковим оформленням відповідних грифів схвалення й погодження (глава 1 розділу V Правил № 1000/5).

Підписаний та завізований проєкт інструкції з діловодства підлягає затвердженню розпорядчим документом з основної діяльності юридичної особи і є додатком до цього розпорядчого документа. Тобто, таку інструкцію слід затвердити наказом з основної діяльності підприємства.

Затверджену Інструкцію з діловодства доводять до відома структурних підрозділів юрособи шляхом направлення її примірників у паперовому чи електронному вигляді.

Внесення змін в Інструкцію з діловодства також підлягає погодженню з держархівом, якщо зміни істотно впливають на склад, строки зберігання або правила оформлення документів; змінюється перелік видів документів, що підлягають тривалому зберіганню або архівному зберіганню. Формальність така сама: зміни оформлюються окремим документом або новою редакцією Інструкції, схвалюються та погоджуються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!