Оренда автомобіля директором для перевезення працівників: нюанси

Для перевезення працівників можна використовувати власний або орендований транспорт (наприклад, автомобіль директора).

Законодавство України не вимагає отримання ліцензії на розвезення працівників по домівках, якщо це не є комерційною послугою і працівники не оплачують таку послугу.

Також, діюче трудове законодавство не зобов’язує роботодавця організовувати доставку працівників на роботу/з роботи під час воєнного стану. Тобто це виключно ініціатива (звісно вона здебільшого є вимушеною) роботодавця.

Зауважимо, що роботодавець має право організувати доставку на роботу/з роботи не всім, а лише певним (окремим) працівникам. Кому саме і з якої причини — в такому випадку прописується в наказі про організацію перевезення працівників до місця роботи і назад.

В цьому ж наказі варто прописати якими саме транспортними засобами буде здійснюватися таке перевезення, а також графік і маршрут такого перевезення.

По суті, організовуючи доставку працівників до місця роботи і назад, підприємству доведеться пропрацювати такі моменти:

1. Потрібно «узаконити» сам факт використання автомобіля для потреб підприємства (подати повідомлення за ф. 20-ОПП).

2. Мати підтвердження використання ПММ для доставки працівників на роботи/з роботи.

3. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників до місця роботи і назад.

4. Вирішити питання оплати праці працівника за виконання функції водія.

5. Врахувати, що зазвичай податківці безоплатну доставку працівників до місця роботи і назад розцінюють як дохід працівника.

Підтвердження використання ПММ на розвезення співробітників.

Якщо керівник:

• видасть наказ по підприємству про організацію розвезення працівників до місця роботи і назад,
• буде затверджений маршрут і графік перевезення,
• на кожне таке перевезення буде оформлений подорожній лист / його замінник,

то придбані для розвезення співробітників ПММ вважатимуться використаними в господарській діяльності підприємства (нараховувати компенсуючий ПДВ не потрібно).

Ви можете закріпити авто за певним працівником, навіть якщо посади водія в штаті немає. Закріплення авто за працівником можна оформити наказом.

ПДФО/ВЗ

Якщо роботодавець організовує безоплатну доставку співробітників на роботу / з роботи, то формально в них виникає дохід (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). При чому податківці вважають, що вартість перевезення, хоча і не є додатковим благом, але оподатковується ПДФО і ВЗ у складі інших оподатковуваних доходів на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ.

Є «традиційний» спосіб уникнення оподаткування через неможливість персоніфікації одержувачів доходу і визначення суми доходу кожного такого одержувача. Адже, можливо, не всі працівники могли/захотіли скористатися наданою їм можливістю з доставки до місця роботи і назад. І якщо роботодавець не веде обліку тих працівників, які скористалися можливістю безоплатного розвезення, то відсутня об’єктивна можливість визначити достовірно дохід кожного працівника, що скористався послугою доставки. А якщо дохід визначити неможливо, то й питання з ПДФО і ВЗ відпадає саме собою.

Але потрібно дивитися. Якщо це точкове розвезення 4-5 осіб, виходячи з місця проживання яких виписаний маршрут у подорожньому листі, то «неможливість персоніфікації», імовірно, довести буде дуже проблематично.

Зразок: Наказ про перевезення працівників

Раді допомогти, звертайтесь ще!