Нарахування резерву відпусток: по кожному співробітнику чи підрозділу

На витрати періоду (місяця) за Дт 23, 91, 92, 93 будуть відноситись суми поточного резерву, розрахованого протягом 2025 року.

Згідно з п. 13 НП(С)БО 11 "Зобов’язання" (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0085-00#Text) сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
Тобто, маємо дві формули:
Формула коефіцієнту резервування (визначається тільки 1 раз на рік):
Кр = Вп ÷ ФОПп
Кр – коефіцієнт резервування
Вп – планова сума відпускних за рік
ФОПп – плановий фонд оплати праці за рік
Розрахунок місячної суми резерву (розраховується щомісячно):
Рм = ЗПм × Кр × Кєсв
Рм – сума резерву відпусток відповідного місяця
ЗПм – фактична заробітна плата за відповідний місяць
Кр – коефіцієнт резервування
Кєсв – коефіцієнт ЄСВ (1,22 для усіх і 1,0841 для працівників з інвалідністю).
Наприклад, планова сума фонду оплати праці на рік 500 000 грн. З них 21 000 - планова сума відпускних на рік.
Кр=21000/500000*1,22=0,042*1,22=0,05124
Тепер для визначення суми резерву відпусток кожного місяця множимо фактично нараховану суму зарплати за місяць на Кр.
Наприклад, за січень нараховано 42000 зарплати, тоді резерв відпусток 42000*0,05124=2152,08
Дт 92, 93, 23 ... Кт 471 - 2152,08 грн.
Нарахування відпусток та компенсації відпусток, а також ЄСВ на ці суми будуть зменшувати резерв:
Дт 471 ... Кт 661, 651

Відповідно до п. 17 НП(С)БО 11 "Зобов’язання" залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується). Це інвентаризація резерву, яка має проводитись станом на 31.12.2025.

Для цього необхідно порахувати залишок невикористаних днів щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також відпустки на дітей по всім працівникам і розрахувати, скільки на їх нарахування та ЄСВ треба коштів.
Отримані розрахункові дані у відомості порівнюємо із залишком по Кт 471 рахунку і робимо проведення:
1) Дт 20, 23, 91, 92, 93, 94 … Кт 471 – на суму донарахованого резерву
2) Дт 20, 23, 91, 92, 93, 94 … Кт 471 (сторно) – на суму зайво нарахованого резерву.
Таким чином перехідного залишку по Кт 471 рахунку вистачить на виплату усіх невикористаних відпусток у наступному періоді (2026 році).

Нараховувати поточний резерв по кожному працівнику чи по підрозділу має визначити саме підприємство у наказі про облікову політику.

Раді допомогти, звертайтесь ще!