Приймання електронних документів без договору: чи допустимо це

Письмовий договір з умовами про електронний документообіг не є обов’язковим, але може бути додатковим підтвердженням домовленостей між сторонами.

Законодавство України не вимагає, щоб сторони мали письмовий договір з прописаними умовами щодо електронного документообігу для того, щоб електронний документ мав юридичну силу.

Якщо одна сторона надсилає документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), а інша - приймає його та використовує у своїй діяльності (наприклад, оплачує або визнає в обліку), то така фактична згода на електронний документообіг вважається достатньою юридичною підставою.

Однак укладення письмового договору (або додатку до нього) з чітким визначенням порядку обміну електронними документами може бути доцільним і корисним, адже знижує ризик спорів щодо способу підписання та обміну; чітко визначає технічні засоби, формати, строки; підсилює юридичну позицію у разі перевірок чи конфліктів.

Нормативні посилання: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n28: ст. 5, 6, 7, 8 - електронний документ, підписаний КЕП, є оригіналом і має повну юридичну силу.

Для належної організації обліку та уникнення суперечок під час перевірок з боку контролюючих органів, підприємству рекомендовано видати внутрішній наказ або положення, яке регламентує порядок приймання, зберігання, обробки та архівування електронних документів; встановлює вимоги до використання КЕП посадовими особами; визначає відповідальних за електронний документообіг осіб; фіксує засоби комунікації (електронні платформи, системи документообігу, email тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!