Якщо понесені витрати на проїзд та проживання, то роботодавець має обов’язок їх відшкодувати

Підставою для відрядження є наказ. Якщо є наказ, то роботодавець має дотримуватися вимог КЗпП.

Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Це трудова гарантія.

Підставою для компенсації є звітування із наданням підтвердних документів, тобто підтвердження понесених витрат. Якщо такі документи є, то роботодавець зобов’язаний їх компенсувати. Штраф за порушення державних трудових гарантій з оплати праці – 2 мінзарплати за кожне порушення (ст.265 КЗпП).

Якщо працівником не надані підтвердні документи, то маєте виплатити тільки добові на підставі наказу про відрядження.

Зверніть увагу, що відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 з метою оподаткування сума добових визначається в разі відрядження:

- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

А отже, зверніть увагу на країну відрядження на предмет потреби у візі на в’їзд. Уразі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), сума добових витрат не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу за умови наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні, відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів (транспортних квитків) рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні та виконання інших вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ (ЗІР, 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40287 ).

Якщо відрядження до безвізової країни і відсутні документи, що підтверджують проживання та проїзд, то добові виплачуєте за наказом, але вони будуть оподатковуваним доходом працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!