Консультація щодо витрат на відрядження водія за кордон

Підставою для відрядження працівника - наказ. Відрядження має бути пов’язане із госпдіяльністю підприємства

Будь-яке відрядження починається за наказу, де має бути зазначено мета відрядження.

Відповідно до п.1 розл. І Інструкції про службові відрядження по Україні та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 3.03.1998р. № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text, відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу відрядженого за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

З огляду на наведене:

- Поїздка у відрядження на зустріч із не працівником підприємство несе ризик оподаткування. При найми, якщо ця особа не є представником контрагента

- Поїздка на зустріч із керівником, робота якого оформлена дистанційно може розглядатися такою, що пов’язана із госпдіяльністю, приміром водій віз конфеденційні документи

- Транспортування документів – варіант аналогічний попередньому.

Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 відрядженому гарантовано добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Це ті витрати, які будуть відноситися на витрати підприємства.

Компенсації (фінансуванню) підлягають добові та понесені фактично витрати. Приміром, якщо водій їде у відрядження на авто, то проїзд підтверджує не квиток, а чеки на пальне та подорожній лист. Рахунок на проживання підтверджує проживання в готелі-мотелі. Звісно при наявності документів на оплату (Чеки чи виписка з карткового рахунку, у разі оплати платіжною карткою). Це чітко визначено в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Зверніть увагу:

1. Якщо документально не доведено зв’язок відрядження із господарською діяльністю підприємства, то компенсація витрат відрядженому оподатковується ПДФО (як допблаго, база нарахування і коефіцієнтом 1,219512 за п. 164.5 ПКУ) та ВЗ (без коефіцієнта за ЗІР, 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42249 ).

2. Якщо у водія відсутні документи, що підтверджують реальність перебування у відрядженні (окрім наказу мають буди підтвердження проїзду, проживання, перетин кордону), то добові оподатковуються ПДФО/ВЗ.

В бухобліку, з огляду на НП(С)БО 16 «Витрати», витрати формуються не залежно від того, чи відносять вони до госпдіяльності підприємства чи ні. Не господарській витрати – це питання корпоративного рівні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!