Чи потрібно оцифровувати копії наказів у кадровій звітності

Ні, не потрібно.

Відповідно до п.1 ст.18 Закону від 08.07.2010р. №2464 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17/ed20250101#n452 - джерелами формування Державного реєстру є відомості, що надходять до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, та Пенсійного фонду від:

- Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

- платників єдиного внеску;

- застрахованих осіб;

- Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття;

- Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

- Єдиного державного демографічного реєстру та розпорядників відомчих інформаційних систем, визначених Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус";

- центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сферах забезпечення охорони прав і свобод людини, інтересів суспільства і держави, протидії злочинності, підтримання публічної безпеки і порядку;

- центрального органу виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики у сфері міграції (імміграції та еміграції), громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

- податкових органів;

- центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики;

- центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин;

- центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення;

- центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів;

- центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах освіти та науки;

- державної служби зайнятості;

- підприємств, установ, організацій та військових частин;

- територіальних органів Пенсійного фонду за результатами перевірок платників єдиного внеску;

- установ (закладів), осіб, які засвідчують тимчасову непрацездатність, у встановленому законодавством порядку.

Роботодавці інформацію про своїх працівників, зокрема прийняття та звільнення з роботи, переведення тощо, передають за допомогою Додатка 5 об'єднаної звітності.

Інформацію, яка відсутня у Реєстрі, можна подати через портал ПФУ.

Відповідно до п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text, існує два способи передачі відомостей із паперової трудової книжки до Пенсійного фонду:

- Паперова трудова книжка сканується і завантажується на портал Пенсійного фонду через кабінет страхувальника або застрахованої особи у вигляді скан-копій.

- Через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі». Кожен запис вноситься окремо у відповідному кабінеті.

Оцифрування включає завантаження скан-копій документів, на підставі яких було зроблено відповідний запис (наприклад, скан-копії наказів про прийняття, звільнення, переведення, дипломів тощо).

Таким чином, сканувати слід документи, інформація про які відсутня в паперовій трудовій книжці (або якщо сама книжка втрачена).

Раді допомогти, звертайтесь ще!