Правильне заповнення шляхового листа при змішаній заправці авто

Перш за все, слід визначитися, що означає заправлення за свій кошт. Якщо автомобіль використовується в господарській діяльності, і в процесі працівник заправляє автомобіль та розраховується власними коштами, він подає підтверджувальні розрахункові документи до бухгалтерії, за потреби складає авансовий звіт (пп. 170.9.4 ПКУ визначає випадки, коли звіт може не складатися), та підприємство повертає йому витрачені кошти.

Якщо за заявою працівника кошти не повертаються, в такому разі пальне буде отримане підприємством безкоштовно, що має бути відображене як дохід (Дт 203 Кт 718). У такому випадку підтверджувальні документи потрібні так само, як і при відшкодуванні, адже потрібно оприбуткувати отримане пальне.

У разі якщо заправка за власний кошт відбувається тоді, коли працівник використовує автомобіль у власних цілях, на це має бути відповідний наказ про надання автомобіля, наприклад, у позичку, і тоді таке пальне не оприбутковується, але договором має бути передбачений період надання позички, та надання і повернення зафіксовані актом приймання-передачі, оскільки слід фіксувати використання автомобіля у негосподарських цілях. Адже при наданні позички у підприємства — платника ПДВ виникає обов'язок нарахувати ПДВ на безоплатну послугу в розмірі звичайної ціни — наприклад, ринкової ціни оренди на такий період, тому потрібно зафіксувати «розмір» такої послуги.( ст. 185.1 та 188.1 ПКУ )

Отже, у разі якщо пальне, заправлене за власний кошт працівника, використовується для здійснення поїздок у межах господарської діяльності, в будь-якому разі воно оприбутковується звичайним чином на підставі наданих підтверджувальних документів, з тією різницею, що у разі майбутнього відшкодування проводиться Дт 203 Кт 3721/працівник, а у разі, коли працівник «подарував» пальне підприємству — Дт 203 Кт 718. Списання такого пального відбувається в загальному порядку за подорожніми листами на відповідні напрямки Дт 91-94, 23 Кт 203.

Якщо ж пальне заправляється за кошт працівника в період, коли автомобіль знаходиться у позичці у користуванні працівника, таке пальне не оприбутковується, працівник самостійно обслуговує такий автомобіль у той період, коли він ним користується в рамках позички, але підприємство повинно нарахувати ПДВ на безоплатну послугу. Позичка має бути оформлена письмовим договором із зазначенням періоду, на який вона надається, та актами приймання-передачі.