Збереження електронних документів ФОП: терміни та рекомендації для тривалості

Відповідно до п. 4 розділу I Порядку 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Тож такий документ - є тривалого строку зберігання і має бути створений також у паперовій формі. Статтею 678 Переліку 578/5 передбачено, що Відомості про застраховану особу, що підлягає загаль-нообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік) (а з 2011 року це звіт з ЄСВ, зараз податковий розрахунок додатку 1) слід зберігати 75 років. Щодо електронної форми. Документи повинні на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях та відповідно до українського законодавства (ст. 13 Закону України від 22.05.2003 №851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг») https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text . під час зберігання електронних документів слід обов’язково дотримуватися таких вимог:
інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
має бути забезпечено можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;
у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання.
Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками шляхом використання електронної довірчої послуги зберігання електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами, відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в таких установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n24

Раді допомогти, звертайтесь ще!