Ризики використання паливних талонів та бухгалтерські проводки підприємства

Облік талонів ведеться за двома системами, які залежать від договору з постачальником.
Перший варіант: коли обсяг конкретного виду пального, що забезпечений придбаними талонами (зазначений у них), спочатку переходить у власність покупця талонів і знаходиться на відповідальному зберіганні у заправника. У такому випадку на весь обсяг пального, забезпечений придбаними талонами, на покупця заправник виписує видаткову накладну, згідно з якою покупець оприбутковує увесь обсяг пального на баланс на субрахунок 203. Чек РРО чи інший документ, який свідчить про відпуск пального покупцю на АЗС, є для останнього підставою лише для переведення пального з субрахунку 203 «Паливо на складі» на субрахунок 203 «Паливо в транспортному засобі».

Другий варіант: коли придбавається не якийсь обсяг конкретного виду пального, що зазначений у талонах, а самі талони — паперові документи. Ці документи підтверджують право їх утримувача на одержання конкретного обсягу пального в мережі (чи в конкретній) АЗС суб’єкта (заправника), який зобов’язаний відпускати пальне за цими талонами. У такому випадку продавець талонів виписує на покупця видаткову накладну або акт приймання-передачі саме на талони, а не на пальне: талони оприбутковуються на позабалнсовий рахунок, а за посстачальником рахується дебіторська заборгованість : Дт 631 Кт 311. Чек АЗС слугує підставою для оприбуткування пального в бак автомобіля: Дт 203/бак автомобіля Кт 631. Списанн пального здійснюється проведенням Дт91-94,23 Кт203/бак

Для подальшого обліку обігу пального потрібно мати встановлені норми, затверджені наказом; водії повинні вести подорожні листи, а згідно з ними виконується розрахунок та списується пальне — на підставі акта списання, бухгалтерської довідки чи відомості (як встановлено розпорядчим документом підприємства).

Отже, в описі питання вказана процедура отримання талонів — вона вірна. Щодо використання талонів (заправки) та обліку використання пального за первинними документами (подорожніми листами) — невідомо, чи підприємство вірно проводить такі операції. Тому, варто привести у відповідність, якщо це не так. Для податку слід затвердити форму подорожнього листа, за яким водій буде фіксувати поїздки — їхнє господарське призначення та фактичний пробіг. Тільки за умови наявності первинного документа можна списати у витрати пальне і не компенсувати податковий кредит, бо тільки кілометраж ще не підтверджує господарський характер витрат — мають бути більш докладні описи мети та призначення поїздок. Також, у разі відсутності подорожнього листа все пальне виглядає використаним не у господарській діяльності (відповідно, потрібно нарахувати ПДВ за ст. 198.5 ПКУ), але й виникає сумнів у його використанні саме на користь підприємства, тобто потенційно виникає додаткове благо у працівника (18% ПДФО із натуральним коефіцієнтом та ВЗ 5%, а також ЄСВ 22%, оскільки це частина фонду оплати праці, згідно з Інструкцією №5).

Раді допомогти, звертайтесь ще!