Документальне оформлення витрат на спецодяг для працівників підприємства

Якщо підприємство, що здійснює харчове виробництво, придбало футболки або інший формений одяг для працівників (не як засоби індивідуального захисту, а як частину корпоративного стилю або виробничого зовнішнього вигляду), то такий одяг не підпадає під визначення ЗІЗ, а є спеціальним (форменим) одягом, який може бути переданий працівникам на підставі внутрішнього рішення роботодавця.

Згідно з п. 15 П(С)БО 16 «Витрати», витрати на охорону праці, зокрема забезпечення працівників спецодягом, включаються до складу виробничих витрат (у разі якщо працівники зайняті у виробництві) або до адміністративних витрат (якщо працівники адміністративного персоналу). У бухгалтерському обліку такий одяг обліковується як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП) на субрахунку 22, якщо строк використання не перевищує один рік, або як інші необоротні активи на субрахунку 112, якщо строк служби більший.

Придбання оформлюється первинними документами — рахунками, накладними, податковими накладними (за наявності ПДВ). Далі складається наказ керівника про видачу працівникам спецодягу, у якому зазначається перелік працівників, вид одягу, розміри, підстави (наприклад, забезпечення єдиним корпоративним стилем або вимоги санітарних норм у харчовій промисловості).

Передача одягу працівникам оформлюється записом у «Особову картку обліку спеціального одягу» (типова форма МШ-6, затверджена наказом Мінстату №145 від 29.12.2000), а списання — за актом типової форми МШ-8.

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів за формою МШ-8

Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв за формою МШ-7

Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв за формою МШ-6

У момент видачі на підставі цих документів проводиться списання з обліку МШП: дебет 23, 91, 92 (відповідно до напряму діяльності працівника), кредит 22. Якщо облік ведеться як необоротного активу — здійснюється нарахування зносу (100% при введенні в еклспуатацію або 50/50) - Дт91-94,23 Кт132

У податковому обліку витрати на такий одяг визнаються у складі витрат без коригувань. Слід зауважити, що у раіз якщо облік спецодягу ведеться без дотримання вимог або такий одяг не передбачено жодними нормативами (наприклад,немає наказу щодо фоременного/виробничгого одягу, футболки без логотипів, не пов’язані з охороною праці), податкова може кваліфікувати це як додаткове благо для працівників, яке підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%) згідно з пп. 164.2.17 ПКУ.

Щоб уникнути таких наслідків, у наказі слід обґрунтувати зв’язок із виробничою діяльністю, бажано вказати вимоги до зовнішнього вигляду працівників (наприклад, санітарно-гігієнічні міркування або представницький вигляд персоналу), а також зафіксувати одяг у внутрішньому положенні про забезпечення працівників спецодягом.

Таким чином, уся операція включає: придбання одягу — оформлення наказу — видачу за формою МШ-6 — списання з обліку — відображення у витратах-

облік спецодягу ведеться без дотримання вимог або такий одяг не передбачено жодними нормативами (наприклад, немає наказу пр фірмовий стиль чи про виробничий одяг, а самі футболки без логотипів, не пов’язані з охороною праці), податкова може кваліфікувати це як додаткове благо для працівників, яке підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%) згідно з пп. 164.2.17 ПКУ.

Щоб уникнути таких наслідків, у наказі слід обґрунтувати зв’язок із виробничою діяльністю, бажано вказати вимоги до зовнішнього вигляду працівників (наприклад, санітарно-гігієнічні міркування або представницький вигляд персоналу), а також зафіксувати одяг у внутрішньому положенні про забезпечення працівників спецодягом.

Таким чином, уся операція включає: придбання одягу — оформлення наказу — видачу за формою МШ-6 — списання з обліку — відображення у витратах- відображення в формі 4ДФ (без податків, ознака доходів 136).

Раді допомогти, звертайтесь ще!