Знищення документів після податкової перевірки: що потрібно знати

Знищити документи за перевірений період одразу після закінчення перевірки та сплати штрафів не можна, оскільки строки зберігання бухгалтерських і податкових документів регулюються окремими нормами законодавства, а не фактом перевірки. За умови завершення перевірки державними податковими органами документи потрібно зберігати 5 років (стаття 186 Таблиці в Переліку №578 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text).

Тобто, навіть якщо планова податкова перевірка охоплювала період з 01.10.2018 по 31.03.2025 і всі нараховані податкові зобов’язання були сплачені, це не означає, що підприємство може негайно знищити всі документи за вказаний період. Необхідно враховувати оновлені строки зберігання первинної документації, встановлені чинним законодавством.

Пункт 44.3 Податкового кодексу України (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 прямо вимагає зберігати первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи, що пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів:

не менш як 2555 днів – для документів, що стосуються трансфертного ціноутворення та операцій з нерезидентами (пп. 44.3.1 ПКУ),
не менш як 1825 днів – для основної маси первинної документації, у тому числі бухгалтерської звітності та документів, що підтверджують витрати (пп. 44.3.2 ПКУ),
не менш як 1095 днів – для інших документів, що не підпадають під вищезгадані категорії (пп. 44.3.3–44.3.4 ПКУ).
Окрім цього, строки зберігання продовжуються на час призупинення перебігу строку давності згідно з п. 102.3 ПКУ. Це стосується, зокрема, періодів, протягом яких діяв карантин через COVID-19 (з 18.03.2020 по 30.06.2023) та військовий стан (до 1.08.2023 включно), коли терміни перевірок були призупинені.

Таким чином, навіть якщо перевірка охоплювала всі можливі строки, документи все одно потрібно зберігати не менше ніж 5 років.

Особливо слід звернути увагу на інші законодавчі акти, які регулюють строки зберігання:

Перелік типових документів №578/5 від 12.04.2012 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text — встановлює конкретні строки зберігання документів залежно від їх типу. Наприклад, документи з обліку праці та зарплати слід зберігати 75 років, документи щодо фінансової звітності — 5–10 років, а деякі кадрові документи — від 5 до 75 років.
Правила №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text — регламентують порядок проведення експертизи цінності документів, необхідної перед їх знищенням.
Знищення документації дозволяється лише після:

Завершення перевірки (як у вашому випадку).
Закінчення строку зберігання відповідно до Переліку №578.
Проведення експертизи цінності документів — обов’язкової для всіх форм власності (пп. 2.13 Переліку №578).
Складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), за формою, наведеною у додатку 15 до Правил №1000/5.
Затвердження акта керівником установи, після чого документи можуть бути знищені самостійно (наприклад, через шредер) або передані для утилізації спеціалізованій організації.

Таким чином, у вашому випадку документи за перевірений період, щодо яких не пройшли терміни зберігання , зазанчені в ст. 44 ПКУ, знизити не можна. Після цього їх можна знищити лише у випадку, якщо:

для відповідної категорії встановлено саме такий строк зберігання;
документи не належать до тих, що зберігаються 75 років (наприклад, розрахунково-платіжні відомості);
оформлено акт знищення та проведено експертизу цінності.
Корисні джерела:

https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv - калькулятор термінів
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text
https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42416
Тобто, сам факт завершення перевірки не є підставою для знищення документів. Необхідно дочекатися завершення строків зберігання, провести експертизу цінності документів, скласти акт про вилучення та провести утилізацію згідно з встановленим порядком.

Раді допомогти, звертайтесь ще!