Списання заборгованості по рахунку 631: підтверджуючі документи та процедура

В бухобліку Ви можете списати таку заборгованість записом: Дт 944 Кт 631.

Перш за все відмітимо. Оскільки у запитанні вказано про заборгованість, яка зависла за дебетом субрахунку 631, то припускаємо, що мова йде саме про дебіторську заборгованість. Останню списують з активів лише у разі визнання її безнадійною (п. 5 та п. 11 НП(С)БО 10 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#Text). Поняття останньої розкрито у п. 4 НП(С)БО 10. Він до безнадійної зараховує поточну дебіторську заборгованість, щодо якої:
1) існує впевненість про її неповернення боржником
або
2) за якою минув строк позовної давності.

Отже, Вам треба перевірити чи часом немає підстав трактувати таку заборгованість щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником. Наприклад, це можливо, якщо боржник юрособа ліквідувався його визнано банкротом тощо.

Якщо ж боржник ще працює, то очевидно застосувати першу названу нами підставу для визнання такої заборгованості безнадійною не можна.

Тому лишається лише друга підстава - заборгованість за якою пройшов строк позовної давності. І на рахунок цього зауважимо, що довгий час позовна давність була призупинена (починаючи з 12.03.2020 р.) і тільки з 04 вересня 2025 року загальний трирічний строк позовної давності буде відновлено (див. Закон № 4434 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4434-20#Text). Більше інформації з цього приводу розміщено за посиланням: https://7eminar.ua/news/8727-pozovnu-davnist-vidnovleno-yak-obcislyuvati-stroki-z-uraxuvannyam-prizupinennya-na.

Отже, якщо в означеної заборгованості строк позовної давності розпочався десь в 2018 - 2019 роках і пізніше, то наразі ще не можна говорити про закінчення строку позовної давності за такою заборгованістю. А раз так, то й про списання її говорити ще зарано. Хіба, що стосовно такої заборгованості є впевненість про її непогашення боржником і у Вас єдокументи, які на це вказують (дані з ЄДР, постанова про визнання підприємства банкрутом). Тільки в такому разі Ви можете списати таку заборгованість як безнадійну записом: Дт 944 Кт 631.

Раді допомогти, звертайтесь ще!