Тривалість зберігання документів комунального медзакладу: важливі нюанси

Щоб переконатися у правомірності знищення документів перед їх знищенням проводиться експертною комісією установи експертиза з оформленням акта про вилучення для знищення документів. Ці акти на розгляд експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D1%80%D0%B5%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%96%D0%B7%D0%B0%D1%86#n1367 Тобто, щоб визначитися із документами, створеними до реорганізації, необхідно переглянути норми рішення про реорганізацію бюджетної установи в КНП.

Терміни зберігання первинних документів визначають пункт 44.3 Податкового кодексу України та Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5

Знищувати можна первинні документи, які відповідають умови:

вийшов строк їхнього зберігання;
була податкова перевірка за період, до якого належать такі документи;
ці документи не пов’язані з адміністративним оскарженням податкового повідомлення-рішення.
Щоб переконатися у дотриманні цих умов перед знищенням документів проводиться експертиза з оформленням акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного Фонду, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил.№ 1000 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B0%D0%BA%D1%82#n1444

Відповідно до п. 4 глави 3 розділу V Правил 1000 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B0%D0%BA%D1%82#n613 установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені експертною комісією установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю (п. 5 глави 3 розділу V Правил 1000 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B0%D0%BA%D1%82#n613 )

Детальніше про процедуру знищення можна прочитати https://7eminar.ua/news/8673-znishhennya-pervinnix-ta-insix-dokumentiv-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!