Використання автомобіля підприємства для особистих потреб: нюанси обліку

Використання службового автомобіля в особистих цілях краще оформлювати наказом керівника, де буде зазначено, що керівник використовує автомобіль у власних цілях та має компенсувати витрати.

Або затвердити по підприємству Порядок використання службового автотранспорту, де передбачити, що

• щомісячно працівник декларує інформацію про кілометраж, використаний в особистих цілях за попередній місяць;
• згідно задекларованих кілометрів пробігу, підприємство проводить розрахунок компенсації витрат за використання автомобіля у власних цілях. Компенсація розраховується шляхом 100 відсотків покриття витрат за використане пальне та амортизацію автотранспорту за період використання у власних цілях. Працівник добровільно компенсує розраховану компенсацію шляхом перерахування на відповідний рахунок підприємства або шляхом утримання із заробітної плати працівника.

При цьому, всі витрати, пов’язані з використанням службового автомобіля в особистих цілях (заправка, ремонт, стоянка, штрафи за порушення ПДР, мийка, тощо) несе працівник за власний рахунок.

Коли автомобіль використовується поза межами підприємства в особистих цілях, то в цьому разі потрібно складати подорожні листи і на "негосподарські" поїздки. Наскрізне ведення подорожніх листів, тобто і в господарському, і в негосподарському використанні, зробить облік пального прозорим та убезпечить від податкових претензій.

Оскільки в подорожньому листі зазвичай зазначаються не тільки пройдені кілометри, але й адреса та мета поїздки, то такі поїздки слід відзначати окремо (наприклад, позначкою "у негосподарських цілях"). Форму подорожнього листа підприємство затверджує та розробляє самостійно, тож варто передбачити такі відмітки та затвердити їх.

Також, якщо обсяг використання у особистих цілях великий, слід переглянути нарахування витрат на амортизацію — частина їх також має потрапити на Дт 949 як негосподарські витрати.

«Використання працівником службового авто в особистих цілях з компенсацією витрат: що з податками» https://7eminar.ua/news/3058-ipk

Раді допомогти, звертайтесь ще!