Відповідальність роботодавця за несвоєчасні компенсації витрат по відрядженню

В ст. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 зазначено Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Тобто, якщо використовувалися безготівкові розрахунки, то якщо працівник повернувся з відрядження 10 серпня 2023 року, то відзвітувати він має не пізніше 30 вересня 2023 року.

Згідно п. 3 Порядку 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text Якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів / електронних грошей протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, зазначений у пункті 2 цього Порядку, то така сума, розрахована з урахуванням пункту 164.5 статті 164 розділу IV Кодексу, підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою, зазначеною у пункті 167.1 статті 167 розділу IV Кодексу, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Тобто, якщо працівник не відзвітує до закінчення місяця, на який припадає граничний строк, вся сума підпаде під оподаткування. Адже не буде документального підтвердження витра. Такий дохід оподатквується ПДФО та ВЗ.

Також, якщо працівник у відрядженні або на госппотреби використовував власні кошти (попередньо йому не надавалися кошти на відрядження / під звіт), то несвоєчасне подання підтвердних документів та/або авансового звіту ні до яких податкових наслідків не призведе. Тут немає надміру витрачених коштів, оскільки аванс роботодавцем не видавався.

Щодо відповідальності роботодавця. Питання компенсації коштів по авансовому ПКУ не регулює. Тому підприємства можуть встановити власний строк для розрахунків із працівниками.

Корисною буде стаття

https://7eminar.ua/news/1436-pidzvitni-kosti-obmezennya-vimogi-ta-pomilki

Корисним буде відео

https://7eminar.ua/events/4247/9543

Раді допомогти, звертайтесь ще!