Покроковий план для впровадження електронного кадрового обліку

Не варто плутати електронний документообіг із альтернативними способами обміну кадровими документами.

Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Правила електронного документообігу визначені у Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Більше того, ст. 29 КЗпП також містить умову щодо ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

Тобто обмін документами між працівником та роботодавцем може бути електронним, але тут має застосовуватись електронний підпис. Тобто, коли заява/наказ (інші кадрові документи) надіслані в електронній формі з використанням електронно-цифрового підпису. Зауважимо, що зараз отримати ЕЦП не так складно, наприклад, через певні банківські установи чи застосунок «Дія».

Проте не всі працівники мають такий електронний підпис. Тому можуть застосовувати альтернативні способи обміну документами, без застосування КЕП, наприклад через електронну пошту, месенджери тощо. Головне зафіксувати обмін таким способом у трудовому договорі або наказі роботодавця.

Наразі працівник та роботодавець можуть за домовленістю обрати спосіб електронної комунікації. При цьому законодавець не конкретизує, як оформити цю домовленість. Тому може бути обрано будь-який шлях, який роботодавець і працівник вважатимуть доречним з огляду на конкретні обставини чи місцеперебування працівника. Давайте розглянемо, як запровадити онлайн обмін кадровими документами.

Крок 1. Повідомлення про альтернативні способи обміну кадровими документами.

Для початку працівників слід повідомити про можливі альтернативні способи обміну документами. Тобто потрібно повідомити працівників про потребу запровадження альтернативних способів обміну документами, адже не всі працівники знають про такі можливості.

Якщо на підприємстві є корпоративна соціальна мережа або електронна пошта, можна надіслати таке повідомлення всім працівникам. Якщо деякі працівники не мають доступу до таких ресурсів підприємства, доречно зв’язатися з ними індивідуально.

Крок 2. Заява (повідомлення) від працівника з контактними даними

У відповідь на повідомлення працівник має надати заяву (повідомлення) з контактними даними, на які будуть надсилатись різні кадрові документи. Таку заяву складають у довільній формі. Як альтернатива, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення з номера телефону або електронної пошти. Якщо із працівником укладено письмовий трудовий договір, то можна скласти додаткову угоду та прописати в ній альтернативні способи обміну кадровою документацією.

Якщо працівник приймається на роботу, доречно, аби він одразу зазначав у заяві про прийняття на роботу контактні дані, на які він отримуватиме кадрову інформацію. Відповідні відомості можна також вказати у письмовому трудовому договорі.

Крок 3. Оформлення наказу про застосовування спрощеного обміну документами

Після того як будуть зібрані всі дані працівників, видається наказ про застосування спрощеного обміну документами. Перелік контактних даних працівників можна оформити як додаток до такого наказу.

Також можна передбачити спрощену процедуру ознайомлення з документами в інструкції з діловодства або правилах внутрішнього трудового розпорядку. У такому випадку у заяві про прийняття на роботу працівник буде вказувати засоби комунікації, ознайомлюватиметься з правилами внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець фіксуватиме засоби комунікації у наказі про прийняття на роботу та у трудовому договорі.

Як проводити обмін кадровими документами на практиці

Після того як можливість онлайн обміну документами узгоджено, слід правильно організувати сам механізм обміну документами. Розглянемо далі способи та засоби такої комунікації.

Законодавець не обмежує роботодавця і працівника у виборі засобів для обміну кадровою інформацією. Тому обирайте відповідні засоби слід на власний розсуд.

Найпоширеніші засоби комунікації для обміну кадровою інформацією такі:

поштове відділення;
електронний цифровий підпис. Якщо у працівника є ЕЦП, він підписує ним будь-яку заяву і надсилає її роботодавцю. Роботодавець своєю чергою надсилає працівникові наказ, підписаний за допомогою ЕЦП.

Якщо немає ЕЦП, можливий інший варіант – спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку:

електронна пошта – корпоративна, приватна;
Viber, Telegram, WhatsApp та інші месенджери;
Facebook, Instagram та інші соціальні мережі;
«Птах», «Вчасно EDI», teams.microsoft та інші корпоративні платформи, якими користується підприємство.

Яким саме способом надсилати документи — законодавством також не визначено.Тому роботодавець і працівник можуть обрати найзручніший для себе спосіб.

Давайте на прикладі розглянемо обмін кадровими документами.

Звільнення працівника, який перебуває за кордоном або в іншому населеному пункті та не може фізично приїхати на роботу (у разі, якщо між працівником та роботодавцем узгоджено альтернативний спосіб обміну кадровими документами).
Покрокові дії будуть такими:

Крок 1. Надсилання заяви (поштою, за допомогою КЕП, через альтернативні засоби електронної комунікації).

Тут може бути декілька варіантів.

Варіант 1. Працівник пише заяву, підписує її, ставить дату. Далі відправляє поштою лист з повідомленням про вручення і з описом вкладеного на юридичну адресу роботодавця.

Варіант 2. Працівник пише заяву на папері, підписує її, ставить дату, фотографує заяву або сканує її та відправляє роботодавцеві (на електронну пошту, через месенджери тощо).

Варіант 3. Працівник набирає текст заяви на персональному комп’ютері, смартфоні, планшеті та надсилає роботодавцеві текст заяви будь-яким засобом електронної комунікації з ЕЦП або роздруковує, підписує власноруч, фотографує та відправляє роботодавцеві.

Крок 2. Розгляд заяви видання відповідного наказу та надсилання його працівникові для ознайомлення.

На 2 кроці роботодавець розглядає заяву і видає відповідний наказ. А потім надсилає його працівнику визначеними електронними засобами (через месенджери, на електронну пошту тощо).

Тобто у разі отримання заяви засобами електронної комунікації роботодавець повинен роздрукувати таку заяву, зареєструвати її та видати відповідний наказ. Наказ слід підписати звичайним підписом або КЕП, та надсилати працівникові у форматі pdf.

Інший спосіб – наказ надсилається працівникові у вигляді фото, зробленого за допомогою телефону. Цей спосіб доступніший, адже працівник може не мати програми чи доступу до програми, яка відображає pdf-файли.

Крок 3. Ознайомлення працівника з наказом і повідомлення про це роботодавця.

варіант 1 : Працівник роздруковує фото наказу, засвідчує ознайомлення на роздрукованному документі, фотографує документ з відповідною відміткою, надсилає роботодавцеві фото погодженим засобом звязку.

варіант 2: Працівник набирає текст повідомлення про ознайомлення з наказом на ПК, смартфоні чи планшеті, підписує за допомогою ЕЦП, надсилає роботодавцеві повідомлення будь-яким засобом електронної комунікації.

Після отримання відмітки про ознайомлення роботодавець має роздрукувати отриманий документ, його фото або знімок екрану і зберігати цей документ у встановленому законодавством порядку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Раді допомогти, звертайтесь ще!