Виставлення рахунків у часткових платежах: чи є помилка

Краще робити окремі рахунки на кожну оплату з різними номерами та датою

Рахунок — це всього лише пропозиція оплатити товар (послугу). Тобто документ, який продавець надає покупцеві, що містить перелік товарів (послуг), їх кількість, ціну, загальну суму до сплати, а також банківські реквізити для оплати та ін.

Тому фактично жодної госпоперації сам по собі він не фіксує і первинним документом як такий не виступає. Хоча слід зауважити, що в деяких випадках рахунок (рахунок-фактура, інвойс) усе ж може стати цим первинним документом — якщо міститиме всі обов’язкові реквізити первинного документа і за умови його оплати. Мінфін (листи від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658), пояснюючи, що належним чином оформлений рахунок-фактура (інвойс) вважатиметься повноцінним первинним документом і буде достатньою підставою для відображення господарської операції з постачання товарів в обліку. якщо він:

1) містить усі обов’язкові реквізити первинного документа (перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік* і п. 2.4 Положення № 88**) і дає змогу ідентифікувати госпоперацію, її учасників і

2) оплачений (що підтверджують відповідні документи про оплату).

Через однакові дати та номера в рахунку можуть виникати питання, зокрема про можливість використання такого рахунку як первинного документа для підтвердження придбання (оскільки обов’язковий реквізит первинного документа дата складання та номер не унікальні).

У Вас дороге обкладення, тому зрозуміло, що у Вас по мимо рахунку є ще первинні документи на підтвердження операції, договори, видаткові накладні, тому рахунок не буде першочерговим підтвердженням. Але на нашу думку на кожну операцію потрібно виписувати новий рахунок з новим номером та датою, де буде зазначено % від загальної суми на яку потрібно виставити рахунок. Ви може сторити замовлення на всю суму поставки і тоді по мірі того, як у Вас будуть просить рахунки їх створювати. Це буде логічно, не буде плутанини, бо сьогодні покупець попросив рахунок на 30%, а через місяця ще на 50%, а рахунки ідентичні, тільки суми різні, чому тоді він не оплатив відразу 50%. Тому краще, щоб у кожного рахунку була своя дата та номер, це не помилка Ви зазначаєте загальну вартість, а в кількості вже пишете % який Вам потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!