Питання щодо своєчасності підписання видаткової накладної покупцем

На нашу думку, для видаткових накладних на матеріальні цінності підпис має бути проставлений в день складання даного документа, інакше вийде, що операція відвантаження товару в момент її фактичного здійснення відбувалася без первинного документу, в якому мала б міститься інформація про цю господарську операцію.

Закон про електронні документи та електронний документообіг № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29) визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії..."

Закон про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) в ст. 9 визначає наступне:

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі...

...Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами."

При цьому маємо таку позицію ДПСУ

ІПК від 14.05.2024 р. N 2722/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК:

"...Товариство використовує електронний документообіг для створення електронних документів (договорів, додаткових угод, інших правочинів, первинних документів бухгалтерського обліку тощо) у господарських правовідносинах з контрагентами.
При цьому повідомляється, що на практиці доволі поширеною є ситуація, коли на первинний документ бухгалтерського обліку (наприклад, акт приймання-передачі наданих послуг) об'єктивно не може бути накладений кваліфікований електронний підпис у момент здійснення господарської операції за таких обставин: необхідність витрати часу на підготовку тексту проєкту документа, фізична неможливість накладення підписантом електронного підпису у день господарської операції, необхідність витрати часу на перевірку якості наданих послуг, тимчасова відсутність у контрагента доступу до мережі Інтернет.
Як наслідок, у таких випадках кваліфікований електронний підпис накладається підписантом не в дату (період) здійснення господарської операції (або дату самого документа), що може бути перевірено, зокрема, через вебпортал "ДІЯ".
У зверненні Товариства поставлено таке запитання для надання індивідуальної податкової консультації:
чи відповідає вимогам п. 44.1 ст. 44 та пп. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу висновок про те, що для цілей оподаткування з метою визначення об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань для обліку господарської операції, яка здійснена на певну календарну дату (період), може бути складений первинний документ бухгалтерського обліку в електронній формі, в якому накладення кваліфікованого електронного підпису особою, відповідальною за здійснення господарської операції, допускається здійснювати в іншу календарну дату (період)?
...для цілей бухгалтерського обліку та визначення об'єктів оподаткування за господарською операцією, яка здійснена підприємством на певну календарну дату (період), може бути складений первинний документ бухгалтерського обліку в електронній формі, в якому накладення кваліфікованого електронного підпису особою, відповідальною за здійснення господарської операції, відбувається в іншу календарну дату, ніж дата складання документу.
При цьому, якщо дата складання первинного документу за господарською операцією припадає на один звітний період, а дата його підписання - на наступний, то у бухгалтерському обліку і відповідно для цілей оподаткування підприємство (платник податків) відображає таку господарську операцію у періоді її здійснення на підставі оформленого належним чином внутрішнього первинного документу відповідно до вимог абз. другого п. 2.5 глави 2 Положення N 88.
У тому звітному періоді, в якому електронний підпис на первинний документ буде накладено для підтвердження господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом, у регістрах бухгалтерського обліку здійснюються відповідні записи згідно з вимогами абз. другого п. 3.4 глави 3 Положення N 88...."

Отже, ДПСУ допускає, що первинний документ може бути створений в електроннмоу вигляді на певну дату, а накладення електронного підпису може бути накладено в іншу дату. Вважаємо, що це допустимо і для таких первинних документів як видаткові накладні.

Додатково рекоммендуємо отримати ІПК та роз`яснення МФУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!