Документальне оформлення водія з власним автомобілем та компенсацією

Можливі наступні варіанти використання автомобіля працівника:

Договір оренди: в такому випадку оформлюється нотаріальний (ст. 799 ЦКУ) договір, орендна плата визначається за домовленістю сторін, оцінка не потрібна. З орендної плати податковий агент утримує ПДФО 18%, військовий збір 5%, ознака доходу — 127. При цьому, згідно з главою 58 ЦКУ, орендар несе витрати на поточне обслуговування та експлуатаційні витрати об’єкта оренди, що означає: підприємство заправляє автомобіль своїм пальним, і це становить його господарські витрати. Отже, на такий автомобіль наказом керівника затверджуються норми списання пального, ведуться подорожні листи, і на підставі цих первинних документів списується пальне. Поточний ремонт також здійснюється за рахунок підприємства. Напрям витрат — за призначенням автомобіля (рахунки 91–94, 23).

Зауважимо, в цьому разі мова не йде про компенсацію — виплати власнику є саме орендною платою. Водій, як працівник, оформлюється за трудовим договором.

Другий варіант використання автомобіля працівника — оформлення компенсації за використання власного транспорту в господарській діяльності підприємства. Оформлюється заявою працівника та наказом керівника. Компенсація є предметом угоди сторін, компенсуватися можуть витрати на пальне, інші експлуатаційні витрати, а також умовна амортизація автомобіля. Оцінка в такому разі не є обов’язковою, але може бути корисною. Обґрунтованість узгодженої компенсації (зокрема амортизаційної) може визначатися сторонами на підставі ринкових цін, самостійно встановлених із відкритих джерел.

При цьому заправляти автомобіль працівника пальним підприємства заборонено: згідно з пп. 14.1.212 ПКУ, це прирівнюється до реалізації пального та порушує ліцензійні умови. Тобто працівник заправляє автомобіль за власний рахунок, а підприємство виплачує компенсацію. Для визначення компенсації за пальне сторони узгоджують норми витрат, ведуться подорожні листи, і за цими даними розраховується розмір компенсації. Вона підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, але не є об’єктом для нарахування ЄСВ (Перелік №1170). Ознака доходу — 126.

Отже:

або оренда , і понесення підприємством витрат на пальне, ПММ, змінні шини, поточні ремонти так само, якби автомобіль був власним,

або - компенсація, і тоді водій працівник все сплачує сам, а підприємство сплачує йому узгоджену компенсацію (а не само купує пальне та пмм). В обох випадках відбувається оподаткування доходу фвзосіб

Раді допомогти, звертайтесь ще!