Наслідки підписання документів в електронному вигляді через Медок

Витрати/доходи в такому разі мають бути відображені в тому звітному періоді, в якому фактично було здійснено госпоперацію (а саме в II кварталі 2025 р.).

Перш за все зауважимо, що часомеж для підписання первинного документу не встановлено. Звичайно, що краще це робити у максимально наближені строки до періоду складання первинки. Проте звичайно, не завжди це можливо з різних обставин. Тому сам по собі факт підписання первинного документу, складеного 01.05.2025 р., аж 28.05.2025 р. чи навіть 03.06.2025 р. не є критичним.

Згідно із ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ, вважають, належним чином оформленим, зокрема, у разі наявності в ньому підпису особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації. Разом з тим, у листі від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178 Мінфін зазначав, що незалежно від дати складання або підписання електронного первинного документу господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тобто навіть якщо підпис на первинний документ (акт) накладено пізніше дати його складання, то роботи/послуги в бухобліку необхідно відображати тоді, коли ці роботи/послуги фактично були виконані/надані.

До речі, податівці теж вказують на те, що оскільки серед обов’язкових реквізитів первинного документа, визначених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, дата підписання документа відсутня, платникам податку при здійсненні операцій з постачання послуг з метою визначення дати виникнення податкових зобов'язань з ПДВ та, відповідно, складання податкових накладних за такими операціями, слід використовувати дату складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладання електронних підписів (див., наприклад, ІПК ДПСУ від 19.03.2024 р. № 1488/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК та від 17.03.2023 р. № 584/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Відповідно оскільки у запитанні вказано, що документ виписано 01.05.2025 р., то припускаємо, що на цю дату госпоперація вже відбулася, тому якщо так, то її треба показати в бухобліку. Але оскільки на цю дату ще немає правильно оформленого первинного документа, то в цьому разі можна скористатися приписами абз. 2 п. 2.5 Положення № 88 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. В ньому визначено, якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Хоча, оскільки в означеному разі складання первинного документу та його підписання проходить в одному звітному періоді (тобто в II кварталі 2025 року), то в такому разі особливої потреби в оформленні внутрішнього документу із абз. 2 п. 2.5 Положення № 88 у Вас немає. Адже на момент складання піврічної фінзвітності у Вас уже буде правильно оформлений і підписаний первинний документ і на його підставі Ви зможете відобразити підтверджену ним госпоперацію в обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!