Заголовок тимчасово відсутній

Компенсація витрат керівнику за особисто придбані матеріали для підприємства допускається лише за наявності звіту з підтвердними документами, якщо закупівля відповідає його посадовим обов’язкам або має відповідне розпорядження.

Це означає, що підприємство має право відшкодувати керівнику витрати, понесені за власні кошти, лише у випадку, якщо така дія прямо передбачена його функціональними обов’язками, визначеними посадовою інструкцією, контрактом або іншим внутрішнім документом підприємства. Якщо ж закупівля не входить до його постійних функцій, необхідно мати окреме письмове розпорядження, наказ чи доручення, яке надає право на здійснення таких витрат від імені підприємства.

Для належного оформлення компенсації працівник має скласти звіт за формою, затвердженою Наказом Мінфіну № 841 Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, навіть якщо кошти під звіт попередньо не видавались. До звіту обов’язково додаються підтвердні документи: фіскальні чеки, накладні, акти приймання-передачі (за наявності), а також виписка з банківського рахунку, якщо розрахунок здійснювався особистою платіжною карткою, з метою підтвердження, що платником був саме директор, а не інша особа. Також доцільно додати службову записку або пояснення із зазначенням мети, дати та обставин придбання товарів.

Такий звіт має бути поданий до бухгалтерії у найкоротший розумний строк після здійснення витрат та затверджений уповноваженою особою, зазвичай - головним бухгалтером або керівником підприємства. Лише після затвердження звіту витрати визнаються у бухгалтерському обліку, а директор набуває права на їх компенсацію.

У разі, якщо витрати компенсуються готівкою з каси, слід враховувати обмеження НБУ - не більше 10 000 грн на день на одну фізичну особу (Постанова № 148). Якщо сума перевищує цей ліміт, виплату слід здійснювати поетапно або шляхом безготівкового переказу на особисту картку керівника, що дозволено чинним законодавством і не має денних лімітів.

Крім того, для податкового обліку важливо врахувати питання ПДВ: податковий кредит можна сформувати лише за наявності податкової накладної, оформленої на підприємство та зареєстрованої в ЄРПН. Датою визнання витрат (а отже, й податкового кредиту) зазвичай вважається дата затвердження звіту.

З метою уникнення суперечок з контролюючими органами рекомендується встановити внутрішні строки подання звітів у Положенні про підзвітні суми (наприклад, не пізніше 5 робочих днів після здійснення витрат) та закріпити типову процедуру оформлення компенсацій працівникам, включно з керівником.

Отже, компенсація витрат керівнику можлива лише за наявності Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, з підтвердними документами та за умови, що закупівля здійснена в межах посадових обов’язків або на підставі розпорядження. Витрати визнаються лише після затвердження звіту, з урахуванням обмежень на готівкові виплати та вимог до податкового кредиту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!