Заголовок тимчасово відсутній

У чинному законодавстві не передбачено типових правил оформлення договору компенсації за використання авто.

Можливість надання компенсації за використання авто регламентується лише ст. 125 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732):

«Стаття 125. Компенсація за зношування інструментів, належних працівникам

Працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію).

Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються роботодавцем за погодженням з працівником.»

Тому можна виходити із загальних правил цивільних відносин. На це, зокрема, вказано і в листі ДПСУ від 07.02.2012 р. №2330/6/15-1215, де зазначено, що відповідно до ст. 6 ЦКУ сторони мають право укласти договір, який не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства. Тому треба укласти договір про використання автомобіля працівника та виплату компенсації за таке використання, а можливо, і відшкодування вартості пального.

У такому договорі потрібно передбачити порядок розрахунку суми компенсації, а також порядок підтвердження працівником використання авто в господарських цілях: адже в післяробочий час працівник може використовувати авто і для власних потреб. Для уникнення непорозумінь можна прописати у договорі, що працівник отримуватиме компенсацію за кожен кілометр пробігу авто в службових цілях та відповідне відшкодування коштів, витрачених на пальне у службових поїздках. Або ж можна встановити, що компенсація буде нараховуватися погодинно. Звісно, можна розробити і власну специфічну схему компенсації.

У кожному випадку виплата компенсації не може бути встановлена у фіксованій сумі (на місяць чи тиждень), адже працівник може перебувати на лікарняному чи у відпустці, що виключатиме використання авто в службових цілях.

Додатково в договорі варто зазначити, на які ще компенсаційні виплати, крім відшкодування вартості пального, може претендувати працівник. Чи може він отримувати відшкодування витрат на стоянку авто, заміну шин.

У договорі слід чітко зафіксувати, як саме працівник підтверджуватиме документально використання авто для службових цілей (наприклад, складати шляховий лист). Головне тут — побільше підтвердних документів, які б засвідчували, що авто справді використовували в господарських цілях, а не для власних потреб фізособи.

Для підтвердження відшкодування витрат на паливо, крім обов'язкових шляхових листів, потрібні підтвердні документи про купівлю такого пального. Звісно, в цьому випадку бухгалтеру слід чітко визначити, скільки авто споживає на 1 км пробігу (див., зокрема, наказ Мінтрансу від 10.02.98 р. №43), щоб розрахувати суму відшкодування витрат на паливо за час використання авто в службових цілях.

Наприкінці місяця працівнику варто скласти звіт (заяву) з поданням підтвердних документів про використання авто у службових цілях для проведення бухгалтерією розрахунку суми компенсації. Складений звіт (заява) разом із розрахунком суми компенсації потрапить на стіл до керівника, який погодить право на проведення компенсації та відшкодування витрат на ПММ.

ПДФО/ВЗ

Сума компенсації, яка виплачується юридичною особою найманому працівнику за використання його власного автомобіля, є додатковим благом такого працівника та оподатковується ПДФО 18% та ВЗ 5%.

ЄСВ. Компенсація працівникам за використання для потреб підприємства особистого транспорту не включається до фонду оплати праці на підставі п. 3.22 Інструкції № 5. Крім того, вона належить до числа виплат за рахунок коштів роботодавця, на які не нараховується ЄСВ згідно з п. 11 розд. І Переліку № 1170. Тому ЄСВ з неї не справляється.

Раді допомогти, звертайтесь ще!