Заголовок тимчасово відсутній

Незважаючи на наявність у заступника директора широких повноважень, зафіксованих в ЄДР як у представника, видання внутрішнього наказу про тимчасове покладання на нього обов'язків директора на період відпустки останнього є не лише доцільним, але й необхідним кроком. Такий наказ відіграє ключову роль у формалізації внутрішніх управлінських відносин та забезпеченні чіткості й підзвітності.

Основна причина полягає у розмежуванні понять: "представник в ЄДР" та "тимчасово виконуючий обов'язки (т.в.o.) директора". Запис в ЄДР надає особі право діяти від імені товариства у відносинах з третіми особами, тобто здійснювати представницькі функції.Натомість, статус т.в.o. директора передбачає тимчасове прийняття на себе всього комплексу управлінських, організаційно-розпорядчих та адміністративно-господарських функцій, а також відповідальності, що покладаються на посаду директора. Наказ саме і фіксує факт тимчасового переходу цих функцій до конкретної особи. Більшість статутів товариств не містять детального порядку передачі повноважень керівника на час його відсутності, що робить внутрішній наказ стандартним та зручним інструментом для врегулювання цього питання.

Для того, щоб заступник директора міг підписувати електронні документи від імені товариства, він обов'язково повинен використовувати власний особистий КЕП, виданий на його ім'я як уповноваженого представника юридичної особи.

Категорично неприпустимо використовувати КЕП директора, який перебуває у відпустці, оскільки електронний підпис має особистий характер і його використання іншою особою є порушенням.Відповідно до пункту 48.5.1 статті 48 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/conv#n1174 , податкова декларація юридичної особи повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації. Якщо бухгалтерський облік та подання декларації здійснюється безпосередньо керівником, то така декларація підписується лише ним. Заступник директора, який тимчасово виконує обов'язки директора на підставі внутрішнього наказу та має відповідні повноваження, відображені в ЄДР, може розглядатися як "керівник" або "уповноважена особа" в контексті підписання податкових декларацій. Для підписання електронних податкових декларацій він використовуватиме свій КЕП.

Для того, щоб заступник директора міг правомірно підписувати ПН/РК своїм КЕП, необхідно виконати такі умови:

Він повинен мати власний діючий КЕП.

Обов'язково має бути подане до ДПС "Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису", і це Повідомлення має бути прийняте ДПС (підтвердженням є отримання другої квитанції про прийняття) до моменту підписання ним будь-яких ПН/РК.

У Повідомленні вказуються дані КЕП заступника директора, а в графі "Тип підпису" зазначається "Підпис податкових накладних" або "Уповноважена особа".

Подання та прийняття ДПС Повідомлення є не формальністю, а обов'язковою передумовою для легітимного підписання ПН/РК.

Забезпечення можливості для тимчасово виконуючого обов'язки директора (заступника директора) здійснювати банківські операції від імені товариства потребує окремої уваги та взаємодії з обслуговуючими банками. Загалом, запису в ЄДР про представника недостатньо для того, щоб банк автоматично визнав його право розпоряджатися рахунками або підписувати платіжні документи. Банки мають власні внутрішні процедури та вимоги щодо ідентифікації та авторизації підписантів.

Неналежне оформлення повноважень особи, яка тимчасово заміщує директора, може призвести до низки негативних юридичних та фінансових наслідків для товариства: проблеми з податковими органами, оскарження правочинів, банківські ускладнення, внутрішні конфлікти та відповідальність.

Роз'яснення ДПС :

"Як заповнюється повідомлення про надання інформації щодо КЕП за формою J(F)1391103?" за посиланням https://dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/697475.html

"Хто повинен накласти КЕП при реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних в ЄРПН?" за посиланням https://zak.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/791081.html

"Підписання ПН/РК: хто має право накласти кваліфікований електронний підпис, якщо уповноважена особа звільнилася?" за посиланням https://cvp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/517145.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!