Заголовок тимчасово відсутній

Вітаю. Працівник повернувся з відрядження і надав в якості підтвердного документа на проживання лише рахунок. Тобто документ про сплату коштів відсутній (можливо загубив). Рахунок на проживання в готелі від ФОП. Які дії бухгалтера? Працівник наполягає на відшкодуванні вартості проживання та не збирається повертати кошти.

ОК

Олена, консультант

експерт

27.05.2025 | 11:36

Очікує відповідь

Компенсувати такий рахунок не заборонено, але з оподаткуванням

При звітуванні по відрядженню працівник має надати підтвердні документи (пп.170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ). Витрати на проживання підтверджують документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Отже, це рахунок на проживання із зазначенням ПІБ відрядженого, дат кількості днів проживання, вартості проживання, ідентифікації надавача послуг із проживання + розрахунковий документ про оплату. В будь-якому разі, незалежно від форми оплати (готівка чи платіжна картка), має бути ФКЧ.

Проаналізуйте в якій формі видавали аванс на відрядження. Якщо оплата проводилась платіжною карткою, то обов’язково має надаватися виписка з карткового рахунку чи витяг із виписки з карткового рахунку, завірені банком. Це буде підтвердженням витрат (пп. 170.9.2 ПКУ) і дозволить уникнути оподаткування.

Якщо жодного з розрахункових документів не надано, то керівник має прийняти рішення, чи було реальним це відрядження. В такому разі витрати на проживання залишаються, повертати аванс не потрібно. Але це буде оподатковуваним доходом.

База нарахування ПДФО розраховується із коефіцієнтом 1,219512 (п. 164.5 ПКУ). Військовий збір розраховується без коефіцієнта (ЗІР,126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42249 ). В 4 ДФ ознака доходу «118».

Нараховані податки утримуєте із зарплати працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!