Законодавство не містить прямої вказівки виплачувати добові саме перед відрядженням, що підтверджує і Держпраці:

Бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Однак такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Законодавством передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

(https://lviv.dsp.gov.ua/chy-zoboviazane-pidpryiemstvo-vyplachu/9405/)

Таким чином, питання виплати авансу чи відшкодування добових після повернення з відрядження має бути вирішене у Вашому положенні про відрядження.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Отже, окрім наказу треба потурбуватись про наявність документальних доказів перебування у відрядженні. Для водія це може бути, наприклад, шляховий лист або інші документи (чеки на заправку, готельні рахунки, чеки з платних стоянок, дані GPS-трекера тощо).
Посвідчення про відрядження було скасовано наказом Мінфіну від 21.06.2011 № 738. Відтоді, посвідчення про відрядження оформляти не потрібно. І воно не вважається підтвердженням перебування працівника у відрядженні, навіть у разі добровільного його оформлення на підприємстві. (Аналогічну позицію займає і ДПСУ, до прикладу, у ІПК від 08.04.2024 р. № 1878/ІПК/08-01-24-05-10)

За відсутності підтвердних документів (якщо є тільки наказ про відрядження) сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) "авансовий звіт" в обов’язковому порядку складається тільки у двох випадках:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У інших випадках авансовий звіт не складається або складається за добровільним рішенням підприємства.

"Невизначеного" терміну відрядження бути не може. Перед відрядженням видається наказ про відрядження, в якому зазначається куди відряджено працівника (підприємства, їх місце розташування) та на який період.

Якщо Ви видаєте добові авансом, орієнтуйтесь на кількість календарних днів згідно з датами у наказі про відрядження. У разі затримки у відрядженні працівник після повернення подає службову записку про продовження відрядження з викладенням обставин, які цьому послугували, а керівник видає наказ про продовження терміну відрядження на відповідну кількість днів, добові за які відшкодовуються згідно з цим наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!