Заголовок тимчасово відсутній

Підзвітні витрати визнаються в обліку лише після подання і затвердження звіту за формою Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

У випадку, коли працівник придбаває товари за власні кошти для підприємства, незалежно від способу оплати (готівка, сертифікат тощо), - якщо такі дії відповідають його трудовим обов’язкам (визначеним у посадовій інструкції), то компенсація витрат не є доходом фізособи.

Це підтверджено в індивідуальній податковій консультації ІПК від 04.10.2024 №4700/ІПК/99-00-24-03-03 з урахуванням пп. 14.1.54, 14.1.195 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256, статей 163–165 ПКУ, та норм КЗпП (ст. 21, 29, 30, 31) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n123.

Головне - наявність авансового звіту, складеного за формою Наказу Мінфіну № 841 Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та підтвердних документів (фіскальний чек, накладна). Такий звіт має бути затверджений керівником, оскільки тільки після цього витрати можуть бути визнані у бухгалтерському обліку (на дату затвердження звіту).

У разі якщо кошти надані під звіт - звіт про використання коштів подається протягом 5 робочих днів після завершення відрядження або виконання окремого доручення. Але в вашому випадку - коштів під звіт не видавали, отже, ця норма не застосовується безпосередньо.

Відповідно до консультації з категорії 109.14 ЗІР ДПС https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40444 Строк подання звіту в такому випадку законодавством не визначено, але його слід подавати в найкоротший розумний строк після придбання та отримання підтверджувальних документів.

Рекомендуємо закріпіти строки у внутрішньому положенні про підзвіт (наприклад: «не пізніше 5 робочих днів після здійснення витрат»), щоб уникнути спорів.

Щодо ПДВ, податковий кредит можна визнати лише за наявності зареєстрованої ПН, оформленої на підприємство, і зазвичай - на дату подання авансового звіту.

Висновок

Компенсація витрат працівнику, здійснених за власні кошти на користь підприємства, допускається лише за умови виконання дій у межах посадових обов’язків, подання авансового звіту за встановленою формою,
наявності підтверджувальних документів. Для уникнення податкових ризиків та непорозумінь із контролюючими органами рекомендується подавати авансовий звіт упродовж 5 робочих днів після здійснення витрат або в інший строк, який визначено та затверджено у внутрішньому положенні підприємства про підзвітні суми.

Раді допомогти, звертайтесь ще!