Заголовок тимчасово відсутній

Питання регулюється Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (зі змінами, внесеними наказом від 14.10.2022 № 4527/5), за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text.

Передача до архіву оригінальних електронних кадрових документів тривалого зберігання (понад 10 років) передбачає:

1.Формування архівного XML-документа, до складу якого включаються:

• оригінальний файл документа;
• файли додатків (якщо є);
• кваліфіковані електронні підписи;
• всі реквізити та метадані (пункт 13 глави 2 розділу III Порядку).

2.Надання архівному XML-документу унікального імені відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів (пункт 14 глави 2 розділу III Порядку).

3.Переведення файлів у формати, передбачені Переліком форматів, якщо поточний формат не відповідає вимогам, з оформленням акту про конвертування (пункт 1 глави 5 розділу II Порядку).

4.Забезпечення зберігання разом з оригіналом двох останніх конвертованих версій документів (пункт 3 глави 5 розділу II Порядку).

5.Оформлення облікових електронних актів:

про конвертування (пункт 8 глави 5 розділу II Порядку),
про знищення попередніх версій (пункт 10 глави 5 розділу II Порядку),
про внесення змін до XML-документів (пункт 11 глави 5 розділу II Порядку).

6. Підписання архівного XML-документа кваліфікованим електронним підписом відповідальної особи (пункт 9 глави 6 розділу II Порядку).

7. Передача архівного XML-документа до архівної установи (пункт 1 розділу I Порядку).

Додатково звертаємо увагу, що при зміні Переліку форматів електронних документів документи підлягають повторному конвертуванню у новий формат, щоб забезпечити їх відтворення в майбутньому (пункт 15 глави 2 розділу III Порядку). Це означає, що навіть вже передані на архівне зберігання документи можуть вимагати повторного технічного опрацювання, якщо оновляться державні вимоги до допустимих форматів файлів. Відповідно, установа повинна постійно стежити за оновленнями Переліку форматів і забезпечувати актуалізацію вже створених архівних електронних пакетів, щоб документи залишались доступними для прочитання у майбутньому. Це є важливою частиною технічного супроводу довгострокового зберігання електронних документі

Раді допомогти, звертайтесь ще!