Ситуація, коли підприємство виявляє втрату пального з баків вантажного авто, зокрема через надзвичайні обставини (як-от «прильоти»), вимагає правильного оформлення акта на списання втрат та обліку цієї нестачі у бухгалтерському та податковому обліку.

🔹 1. Оформлення первинних документів
✅ Складіть Акт на списання (нестачі) пального, у якому зазначте:
марку та номер авто;
обсяг пального, що залишався за даними обліку;
фактично наявний обсяг пального (0 або менше);
причину нестачі – наслідок бойових дій (можна вказати «в результаті обстрілу/прильоту»);
дату виявлення;
підписи комісії (складається з 3-х осіб — бухгалтер, представник служби безпеки/МТЗ, механік або водій).
📌 Назва акта:
Акт про втрату (нестачу) пального внаслідок надзвичайної ситуації (бойових дій)
🔹 2. Підстава для бухобліку
Втрата майна/пального через форс-мажор/бойові дії — це невиробничі втрати, які не підлягають включенню до складу собівартості.

📎 Такі витрати обліковуються як інші операційні витрати.

🔹 3. Бухгалтерські проведення
🔧 Приклад обліку втрати пального:
Якщо паливо обліковується на рахунку 203 «Паливо»:

списання пального:

Дт 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей" Кт 203 "Паливо" — на суму втрати

одночасно оформлюється аналітика щодо винних осіб (якщо вони є) — але у випадку форс-мажору підприємство самостійно покриває збитки, і не створюється дебіторська заборгованість.

🔹 4. ПДВ-наслідки
Протягом періоду воєнного стану, товари, які були придбані в оподатковуваних операціях з ПДВ, і були знищені або втрачені через обставини, які є непереборною силою, не вважаються використаними платником податку у неоподатковуваних операціях або операціях, що не є господарською діяльністю платника податку (пункт 32-1, підрозділ 2, розділ ХХ ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8035). Отже, компенсуючий ПДВ згідно з пунктом 198.5 ПКУ не нараховується.
Для уникнення податкових ризиків — можна додати до акту лист з військової адміністрації , який підтверджує факт обстрілу/воєнних дій у регіоні на дату втрати.

🔹 5. Щодо подальшого продажу авто
Після оформлення акта втрат пального, якщо авто буде продано:

акт нестачі не впливає на облік основного засобу;
важливо тільки, щоб паливо було списано до моменту продажу (не включати його в об’єкт продажу).

🔹 Висновок
📌 Дії підприємства:

Скласти акт втрат пального, де зафіксовано факт, обставини та обсяг втрати.
Оформити проведення в бухобліку через рахунок 947.
Не нараховувати ПДВ, якщо втрата підтверджується обставинами форс-мажору.

Раді допомогти, звертайтесь ще!