Обмеження на проживання передбачено для бюджетних установ

Відповідно до п. 5 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text підприємство за наявності підтвердних документів відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою КМУ від 02.02.2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу. Отже, обмеження передбачено для держслужбовців та бюджетників. В п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 аналогічної норми не має.

В ЗІР, 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40983 податківці зазначають, що у разі якщо відряджений працівник сплатив за проживання в двомісному номері готелю за двох, то відшкодування йому витрат з віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номера, то вартість другого місця в даному номері буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. 164.2. ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 , та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Посилаються вони на п. 5 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text . Цей документ є обов’язковим для держслужбовців та бюджетників. Для решта – рекомендаційний.

Але якщо підприємство не має власного положення про відрядження, де передбачена можливість такого проживання чи надання дозволу на оплату двомісного номера в окремих випадках, то довести безподаткову компенсацію вартість другого місця буде важко.

Отже, для бюджетників - однозначно компенсація другого місця за податками (ПДФО/ВЗ)

Для комерційних підприємств – залежно від можливості аргументовано довести право безподаткового проживання одного відрядженого у двомісному номері.

Як варіант – оплатити проживання одного місця. Це без проблемно щодо податкової складової. Але може призвести до спору між роботодавцем і працівником, якщо попередньо про працівник не був повідомлений адміністрацією.

Раді допомогти, звертайтесь ще!