Заголовок тимчасово відсутній

Якщо витрати здійснено працівником за власні кошти, то потрібно якось аргументувати, що купляв він ці комплектуючі не для себе а для ведення підприємство господарської діяльності. Наказ керівника - це документ, який формально підтверджує, що: придбання було в інтересах підприємства; працівнику доручено здійснити таку закупівлю; витрати будуть компенсовані після подання звіту. Такі операції не повинні носити постійний характер, так як в іншому випадку підприємство повинно само робити закупівлі.

Працівник подає: Авансовий звіт (у ньому зазначає витрати, дату, призначення покупки). Інвойс (кращий випадок - де буде зазначено що діє в інтересах підприємства або скріншот замовлення з AliExpress (повинні бути: назва товару, кількість, вартість, валюта, продавець). Чек/виписка з банку або платіжка з підтвердженням фактичної суми в гривнях. Митне повідомлення/декларація або трекінг доставки.

Переведення валюти. Для обліку сума в доларах конвертується в гривню за курсом НБУ на дату оплати (на день списання коштів з картки працівника). Якщо сума у гривнях за курсом НБУ не дорівнює фактично сплаченій сумі - різницю можна показати як курсову різницю.

Ризик: витрати можуть не визнаватися господарськими - фінансові санкції або недопущення до витрат. Проблеми з первинними документами: інвойс з AliExpress може не відповідати вимогам українського законодавства: відсутнє ПІБ/назва підприємства як покупця; відсутні обов’язкові реквізити, податкові органи не визнають документи дійсними.

Раді допомогти, звертайтесь ще!