Заголовок тимчасово відсутній

Первинні документи та документи бухгалтерського обліку зберігаються протягом строків, визначених Переліком № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text) - 5 років (р. 4.2), але з урахуванням примітки "1" до п. 186:

"1 Документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації)."

Мінімальні строки зберігання документів вказані в ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110):

"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу;

44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів..., що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.

44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті."

Отже, на даний час маємо такі вимоги чинного законодавства:

1) в загальному порядку документи ФОП мають зберігатися від 1095 до 2555 днів (пп. 44.3 ПКУ), це від 3 до 7 років, строк розраховується з дня подання податкової звітності. Строк 7 років застосвується тільки для документів, що стосуються виплат нерезидентам, по іншим документам ФРП - 3 роки.

2) документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, підлягають знищенню (Перелік № 578/5).

3) строк податкової перевірки визначений ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287) і становить 1095 днів з дати граничного строку подання декларації (2555 днів - по виплатам нерезидентам)

Цей строк зупинявся:

- на період карантину по COVID-19 - з 18.03.2020 по 30.06.2023 (п. 52-2 пр. 10 р. ХХ ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462)

- на період воєнного стану - до 1.08.2023 (п. 102.9 ПКУ, був виключений Законом № 3219, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3219-20#n).

Тобто, зараз "глибина" податкової перевірки становить: 1095 днів + період з 18.03.2020 до 01.08.2023 = 1095 + 1231 = 2326 днів (приблизно 6 років 4 місяці).

Таким чином, перевірка за 2017 рік у ФОП, що ліквідувався, на сьогодні вже не може бути проведена, і відповідно, за 2017 рік і попередні роки вже не можуть бути донараховані податки та штрафні санкції за нормами ПКУ.

Тобто, є підстави для знищення документів

Проте, ДПСУ в ЗІР вказує наступне (129.01, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42416):

"Чи повинна ФОП або ФО, яка здійснює незалежну професійну діяльність, зберігати первинні документи понад 1095 чи 1825 днів, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років)?
Відповідь:

...Враховуючи те, що платникам податків після початку перевірки необхідно надати у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, то фізична особа – підприємець або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинна зберігати первинні документи понад визначений п. 44.3 ст. 44 ПКУ строк (1825 днів – для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ст. 141 ПКУ, 1095 днів – для інших первинних документів), якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років)."

Цей підхід ДПСУ застосовує і в ІПК, зокрема, в ІПК від 08.11.2024 р. N 5175/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК вже трохи інший підхід:

"...у випадку процедури припинення діяльності фізичної особи - підприємця, документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків та зборів повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. ст. 39 та 39-2 Кодексу, п. 141.4 ст. 141 Кодексу)."

Тобто, ДПСУ проти знищення документів за ті періоди, за які вже не можуть бути застосовані штрафи і вимагає зберігати такі документи, поки не буде проведена перевірка.

4) але є ще вимога п. 44.3.4 ПКУ - у разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву. Ця норма з`явилася в ПКУ з 28.04.2023 завдяки Закону № 2970 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2970-20#n219).

Враховучи цю норму, ФОП взагалі не може провести знищення документів за останні 5 років перед ліквідацією, а має всі ці документи передати до архіву (!).

Тобто, в Вашому випадку це стосується документів з 2013 по 2017 роки.

При цьому ПКУ не уточнює - чи всі документи ФОП має передати до архіву? чи це треба зробити відразу після реєстрації припинення ФОП? чи вже після проведення перевірки?

Таким чином, станом на даний час у ФОП, який ліквідувався в 2017 році, поки що немає підстав знищувати документи за періоди до його припинення, оскільки ПКУ вимає, по-перше зберігати такі документи поки не пройде перевірка, по-друге, вимагає передати такі документи в архів (вважаємо, що після перевірки).

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!