Заголовок тимчасово відсутній

У першу чергу потрібно з’ясувати, на якій підставі працівник користувався службовим автомобілем під час відпустки. Якщо це не було службове завдання, а користування авто відбулося у особистих цілях, маємо справу не лише з використанням пального, а й із використанням самого автомобіля, що вже утворює додаткове благо для працівника.

Якщо між підприємством і працівником був укладений договір позички (безоплатного користування), то працівник фактично отримав безоплатну послугу, яка є додатковим благом (пп. «е» пп.164.2.17 ПКУ). У такому випадку:

підприємство зобов’язане нарахувати ПДФО, ВЗ і ЄСВ із вартості цього блага, розрахованої за звичайною ціною користування авто;
також на таку операцію слід нарахувати ПДВ, як на безоплатне постачання послуги (пп.14.1.185, п.188.1, п.198.5 ПКУ);
витрати на пальне, яке було використане під час позички, не можуть списуватись на госпдіяльність, адже пальне передане не з виробничою метою.

При цьому, якщо працівник компенсує підприємству вартість пального, це не зменшує ризиків. Податкова роз’яснює, що в такому разі підприємство вже здійснює реалізацію пального (ЗІР, категорія 116.02, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=35344), а отже:

• підприємство вважається особою, що здійснює реалізацію пального (пп.14.1.212 ПКУ);
  виникає обов’язок зареєструвати акцизний склад, подавати звітність з акцизу;
  та нараховувати акцизний податок з реалізації пального (пп.212.1.15 ПКУ).

Щоб уникнути цих наслідків, не рекомендується передавати пальне працівнику у відпустці ні безоплатно, ні з компенсацією.

Оптимальний варіант — оформити користування авто як надання послуги перевезення від підприємства працівнику:

Якщо послуга безоплатна (наприклад, як частина соцпакету):

підприємство нараховує ПДВ на умовну вартість послуги (п.188.1 ПКУ, ПН із кодом 15);
утримує ПДФО і ВЗ із натурального доходу, застосовуючи натуральний коефіцієнт (п.164.5 ПКУ);
нараховує ЄСВ на вартість такого блага (ЗУ «Про ЄСВ»);
відображає суму в Додатку 1 до ЄСВ-звіту та в 4ДФ з ознакою доходу «126».
Якщо послуга платна:

укладається договір, складається податкова накладна на вартість послуги;
працівник оплачує самостійно або подає заяву на утримання з зарплати;
підприємство нараховує ПДВ і відображає дохід від реалізації послуги.
Переваги такого підходу — витрати на пальне і амортизацію авто будуть пов’язані з господарською діяльністю: або як дохідна операція (платна послуга), або як частина оплати праці (соцпакет).

У будь-якому випадку, потрібно належно оформити документи:

договір про надання послуги;
маршрутний лист із зазначенням періоду та напрямку поїздки;
наказ (у разі оформлення як елемент соцпакету).
Пальне в обох варіантах списується за нормами і за маршрутним листом — або на рахунки витрат виробництва (якщо послуга платна), або на рахунки витрат на оплату праці (91, 92, 93) — якщо це додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!