Підставою для відрядження є наказ по підприємству

Відрядженому працівнику ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 відрядженим виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

На думку фахівців Держпраці https://lviv.dsp.gov.ua/chy-zoboviazane-pidpryiemstvo-vyplachu/9405/?f норма ст. 121 КЗпП не містить обов’язку роботодавця виплачувати аванс працівникові, який вибуває у відрядження. Тобто можлива подальша компенсація.

Разом з цим підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів мають обов’язок забезпечити відрядженого коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Це передбачено п.4 розд. І Інструкції № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n12

Отже, рішення приймає керівник. Найчастіше авансують добові та витрати. Можливо компенсувати понесені витрати після повернення із відрядження за результатами звітування. Як домовитесь із працівником.

Розмір добових комерційне підприємство встановлює самостійно по території України та закордон (по аналогії із ПКУ). Норми визначені тільки для держслужбовців та бюджетних підприємств (постанова КМУ від 02.02.2011р. № 98 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text ). Це зазначається в колективному договорі чи положенні про відрядження чи просто в окремому наказі.

Відповідно до п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 встановлено гранична межа неоподатковуваних добових:

- не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження по Україні,

- для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Сума перевищення оподатковується ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Добові не залежать від витрат на проїзд чи проживання. Це окрема стаття для покриття фізіологічних потреб відрядженої людини (харчування, зачіска, прання одягу, тощо). Добові не потребують документального підтвердження.

Використання авто працівника у відрядженні потрібно оформити. Найчастіше це заява працівника на підставі якої видається окремий наказ чи прописується окремим пунктом в наказі про відрядження, про використання авто.

За результатом відрядження працівник має прозвітувати (по всіх витратах цього відрядження). Термін звітування роботодавець встановлює самостійно. Граничний термін з метою оподаткування визначений в пп. 170.9.3 ПКУ (не пізніше останнього дня місяця, що настає за місяцем в якому завершено відрядження.

При звітуванні відряджений надає підтвердні документи, перелік яких чітко визначений в пп.»а» пп. 170.9.1 ПКУ. Найчастіше це рахунок на проживання в готелі, розрахунковий документ на оплату, документи на проїзд (по авто – чеки на пальне), рахунки на паркування, стоянку.

Добові платять за всі дні відрядження за наказом. Оплата днів роботи у відрядженні оплачується за денним чи середньоденним заробітком з огляду на ст.121 КЗпП.

Розрахунок середньоденного заробітку має свої правила ,визначені постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text

Це загальна відповідь. Ваше запитання містить багато окремих питань, як потребують більшого розгортання у відповіді. Але це не можна зробити у форматі маленької консультації. Раджу надалі формувати окремі більш вузькі питання, приміром звітування ,розрахунок середнього/денного заробітку ,підтвердні документи, тощо, аби була можливість надавати більш розгорнуту відповідь

Раді допомогти, звертайтесь ще!