У разі відміни відрядження кошти підлягають поверненню роботодавцю

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (абзац п’ятий п. 11 розд. II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text ).

З метою уникнення оподаткування працівник має повернути авнас у граничний термін, встановлений в пп .170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 , а саме до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження. Тобто не використаний аванс необхідно було повернути по грудневому відрядженню (що не відбулось) 31.01.2025 включно. Далі, бухгалтер мав порахувати податки з цієї суми. База нарахування ПДФО розраховується із коефіцієнтом 1,219512 (п. 164.5 ПКУ). ВЗ розраховується без коефіцієнта. В 4 ДФ ознака доходу «118». Податки утримуються із зарплати працівника. Їх утримання не позбавляє працівника обов’язку поверення коштів роботодавцю.

Ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі податків платником податків, у тому числі податковим агентом, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 10 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.Ті самі дії, вчинені умисно, - 25 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету (п.125-1 ПКУ).

Оптимальний варіант, при звітуванні за лютий зазначити залишок попереднього авансу. Якщо це не зроблено, то у звіті за березневе відрядження. Разом із відрядженням працівник повертає залишок не використаного авансу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!