Заголовок тимчасово відсутній

Направлення працівника у відрядження на особистому автомобілі чинним законодавством взагалі не передбачено. Якщо ж така ситуація трапляється, то немає підстав для відшкодування вартості пального.

Тому потрібно документально оформити відрядження працівника на власному автомобілі одним із варіантів:

1.укласти договір оренди автомобіля на строк відрядження;
2. скласти наказ про використання автомобілю працвника у службових цілях та виплатити працівнику компенсацію за використання його автомобіля зі службовою метою (ст. 125 КЗпП);
3. укласти договір позички. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦКУ).
Якщо працівник поїхав у відрядження на особистому легковому автомобілі, а жодного договору з ним не укладено, керівник може самостійно прийняти рішення - тобто видати наказ (пункт2)- та компенсувати працівнику понесені витрати на пальне. Але це вже буде додатковим благом такого працівника, з якого слід утримати ПДФО. А оскільки додаткове благо надається у негрошовій формі, сума ПДФО обчислюється з застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5, пп. 164.2.17 ПКУ). Також із суми компенсації слід утримати ВЗ, але вже без застосування натурального коефіцієнта. У додатку 4ДФ єдиної звітності така виплата відобразиться за ознакою «126».

ЄСВ на суму відшкодування не нараховується (п. 3.22 Інструкції №5).

Це додаткове благо списується в бухобліку до складу інших операційних витрат: Дт 949 Кт 663.

Головною умовою для компенсації пального є підтвердні документи на придбання пального. У підприємства вони є — це чеки з заправки в оригіналі. За потреби працівник може подати авансовий звіт. В бухобліку таке пальне не відображається, тобто пальне не прибуткується на рах. 203 і, відповідно, не списується на відрядження. Оскільки його вартість компенсована працівнику, то на витрати списується саме ця компенсація. Також в наказі про компенсацію витрат може бути врахований знос — він так само входить у суму компенсації та оподатковується як додаткове благо за тим самим принципом. Тобто, чеки на пальне та розрахунок амортизаціїї - це наслідок угоди між працвником та підприємством про використання особистого транспорту в службових цілях, використовується для узгодження між сторонами суми компенсації.

Якщо наказу на використання автомобіля працівника в службовій діяльності також немає (тобто немає нічого з перерахованого), то вся сума компенсації підлягає оподаткуванню не тільки ПДФО та ВЗ, але й ЄСВ, тому що немає підстав застосувати пункт 11 Переліку №1170 (постанова КМУ №1170 від 23.12.2010) та п. 3.22 Інструкції №5. Тобто, у разі відсутності будь-якого наказу чи договору — таке додаткове благо є частиною інших заохочувальних та компенсаційних виплат, тобто частиною заробітної плати, з відповідним оподаткуванням ПДФО, ВЗ та нарахуванням ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!