Заголовок тимчасово відсутній

В даний момент особа має право підпису згідно наданій довіренсоті, тому вона може підписати ці документи, незважаючи на те, що вони створені раніше, оскільки на дату підписання її повноваження дійсні.

Особа, що займає нову посаду, не зобов’язана зазначати свою попередню посаду в підписаному документі, оскільки діє вже в межах нових посадових повноважень або нової довіреності.

Законодавчих обмежень для такого підписання немає. Важливо, щоб електронний підпис був кваліфікованим електронним підписом (КЕП), а право на підписання відповідало внутрішнім документам підприємства (посадовій інструкції, наказу про повноваження, довіреності тощо).

Правове підґрунтя: – ст. 207, 215, 648 Цивільного кодексу України; – Закон України «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII; – Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV.

Але , оформлення потребує уваги.

В електронному документообігу дійсно важливо дотриматися ознак первинного документа, передбачених ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Документ повинен містити, зокрема:

посаду особи, відповідальної за здійснення господарської операції та/або за її оформлення;
особистий підпис або інший даний, що дає змогу ідентифікувати особу.
У випадку, якщо документ був створений раніше і в ньому зазначено стару посаду, а підпис здійснюється пізніше вже за новою посадою, є декілька варіантів вирішення:

1)Відредагувати реквізити документа перед підписанням:
Якщо документ ще не підписаний жодною стороною, особа з новою посадою вносить зміну у поле "посада", зазначаючи актуальну посаду, і вже потім накладає КЕП. У більшості систем електронного документообігу (ЕДО) можна редагувати реквізити до моменту підписання.
2)Додати окремий службовий документ або примітку до електронного документа:
3)Якщо редагування неможливе, можна додати текстову примітку або супровідний лист, у якому пояснюється, що особа підписує документ з нової посади, вказати її актуальну назву. Цей лист також підписується КЕП і зберігається разом з основним документом як частина електронної справи.

Крім того, слід зауважити: підпис у системі ЕДО автоматично містить актуальні дані:
При підписанні КЕП система зазвичай автоматично підтягує ПІБ, актуальну посаду та ЄДРПОУ підприємства, які зазначені у сертифікаті КЕП. Тому навіть якщо в тексті документа залишилася стара посада, електронний підпис вкаже правильну актуальну інформацію. Це може бути достатнім, якщо є технічні або юридичні складнощі із внесенням змін у сам документ.
Тобто, критично важливо, щоб дані сертифіката КЕП відповідали новій посаді. Якщо вони вже оновлені — підпис буде легітимним і в контексті первинного документа.

Підтвердження: п. 2 ч. 2 ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», п. 6 ст. 7 Закону «Про електронні довірчі послуги».

Раді допомогти, звертайтесь ще!