Якщо мова про відрядження по території України, у 2025 році неоподатковуваний розмір добових складає 800 грн за 1 добу відрядження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ) - це 0,1 від МЗП на 1 січня.
Сума перевищення неоподатковуваного розміру є оподатковуваним доходом працівника з відображенням такої суми за кодом доходу 118 у додатку 4дф об’єднаної звітності (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40108).

При цьому до суми перевищення неоподатковуваного розміру з метою утримання ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40347), а для ВЗ - ні.

У Вашому випадку добові 500 грн/добу не оподатковуються, але потрібно мати докази перебування працівника у відрядженні.

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109).

Виплачуються добові, як правило, авансом до відрядження (ст. 121 КЗпП), проте не заборонено відшкодувати їх працівнику і після повернення з відрядження та надання документальних доказів перебування у відрядженні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!