Заголовок тимчасово відсутній

Так, можна, але не на всіх документах.

Згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1173 , використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Для використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису директору підприємства необхідно підписати відповідний наказ щодо можливості використання на підприємстві факсимільного відтворення підпису.

У наказі зазначається відповідальна особа, якій директор надає повноваження щодо використання факсимільного відтворення підпису.

Крім того, на підприємстві потрібно розробити інструкцію про порядок використання факсимільного відтворення підпису. В ній необхідно зазначити вичерпний перелік документів, в яких дозволяється застосування факсимільного відтворення підпису.

Разом з тим, існують й обмеження у використанні факсиміле. Так, документи, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле:

– розрахункові документи при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек та ін.) – на підставі п.27, п.37 Інструкції НБУ №163 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0163500-22#n129 ;

– касові документи в банках (заява на переказ готівки, прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та ін.) ;

– податкова звітність – на підставі пп. 48.5.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1174 («…Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку»;

– фінансова звітність («підпис керівника») – на підставі ст.11 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n192 ;

– процесуальна документація в суд;

-заборонено використовувати факсимільне відтворення підпису для підписання трудових книжок згідно з п.2.12, 2.13, 4.1, 7.1 Iнструкції №58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 .

Внутрішні та первинні документи підприємства можуть бути оформлені за допомогою факсиміле – за умови, якщо між сторонами укладено договір, в якому прописана можливість використання факсиміле та міститься зразок відповідного аналога власноручного підпису особи, аналог підпису якої планується використовувати. Використання факсиміле повинно бути врегульовано наказом та інструкцією використання на підприємстві. Проте на банківських документах, податкових накладних та деклараціях, інших документах, де на законодавчому рівні прописано використання власного підпису, використання факсиміле не допускається.

Отже, використання факсимільного відтворення підпису директора на документах підприємства (наказах), не буде порушенням норм законодавства.

Але, позаяк використання факсиміле регламентовано ЦКУ лише для правочинів, то в кадрових документах (які складаються в межах трудового законодавства, а не цивільного обороту) його слід застосовувати з обережністю, адже в трудовому законодавстві немає ані заборони, ані дозволу на це. Зокрема, слід враховувати: якщо, наприклад, у наказах про відпустки такий спосіб підпису, найімовірніше, не спричинить ускладнень, то у разі факсимільного підпису наказів про звільнення при виникнення спірних питань у суді вони можуть бути визнані недійсними.

Раді допомогти, звертайтесь ще!