Заголовок тимчасово відсутній

Так. Визначати особу відповідальну за архів потрібно.

Порядок організації архівного зберігання документів установлено Правилами, затвердженими наказом від 18.06.2015р № 1000/5. Вони містять єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, у підприємствах й організаціях незалежно від форм власності. Причому ці Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма юрособами (п. 1 р. 1 Правил № 1000/5)https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Залежно від обсягів документації підприємства обов'язки щодо її зберіганнята ведення архіву покладаються на одного з працівників (штатну одиницю) - архіваріуса.

Якщо ж документів порівняно небагато, то зберігання документів та ведення архіву можна доручити з покладанням обовязків відповідному працівникові (наприклад, секретарю). Тоді в посадовій інструкції посадової особи треба зазначити ці обов'язки, її права та відповідальність (п. 9 розд. І Правил № 1000/5).

Архів установи - структурний підрозділ. Відповідальна за ведення архіву особа організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними. Архіви працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством. Керівництво установи зобов’язано забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням, кадрами.

Керуючись положеннями Закону "Про Національний архівний фонд та архівні установи" № 3814 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text, Переліку, затвердженого наказом від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text й інших нормативно-правових актів, процес організації зберігання документів можна умовно поділити на три базові етапи:

Етап 1. Розроблення та затвердження номенклатури справ (реєстру)

Під номенклатурою справ варто розуміти обов'язковий для кожної юрособи систематизований перелік назв справ (папок), що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання таких справ (ст. 1 Закону № 3814). У разі потреби до номенклатури можна вносити зміни. Форми номенклатури справ наведено в додатках 10, 11 до Правил № 1000/5.

Етап 2. Формування справ, установлених номенклатурою

Опрацьовані документи групують у справи в хронологічному чи логічному порядку. Для зручності використання справ таке групування здійснюють за періодами, залежно від кількості документів (квартал, півріччя, рік). Зазвичай у справи підшивають оригінали документів (якщо оригіналів немає – засвідчені в установленому порядку копії).

Наприкінці справи потрібно зазначити кількість пронумерованих і прошнурованих аркушів. Формуючи документи у справи, потрібно враховувати вимоги гл. 2 розд. IV та гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5.

Етап 3. Передання документів (справ) до архіву

Документи підприємства за минулі періоди, які не використовують у діяльності бухгалтерії (або використовують дуже рідко), доцільно передавати до архіву підприємства.

Передавання здійснюють за актом, у якому перелічують передані справи. Акт підписують відповідальні особи, які приймають і передають документи. Особливості передавання справ до архіву визначено в гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5.

Зверніть увагу

Видавати первинні документи, регістри бухобліку, бухгалтерську та іншу звітність із бухгалтерської служби й архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів можна лише за рішенням головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухобліку підприємства (п. 6.8 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 від 24.05.1995 ).

Для визначення цінності (строків зберігання) документів проводять їх експертизу.Експертиза цінності документів проводиться експертними й експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або уповноваженої ним особи (п. 3 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів від 8 серпня 2007 № 1004https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#Text). Експертна комісія ухвалює рішення про відбір документів для передання до архіву або для знищення.