Авансовий звіт подається до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Підпунктом 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено термін звітування по витратах коштів у відрядження - до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершується таке відрядження.

Тож за відрядження січня працівник має відзвітувати до 28 лютого.

Повернення невикористаної суми авансу, що отриманий готівкою чи на особисту платіжну картку, має відбуватися до звітування або разом зі Звітом чи наданням підтвердних документів.

Якщо працівник не повернув кошти після надання авансового звіту, кошти будуть ввважатися несвоєчасно повернутими і будуть підлягать оподаткуванню.

Єдиний варант, щоб вийти із ситуації без оподаткування, запропонувати працівнику змінити дату подання авансового звіту на лютий та повернути 3000 грн одночасно зі звітом.

Щодо 5000 грн, запропонуйте працівнику їх повернути добровільно і повернення оформіть зворотніми проводками. Якщо ж працівник відмовиться повертати гроші, розгляньте варіант оформити виплату як премію або матеріальну допомогу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!