Вважаємо, що нормативними актами, які регулюють електронний інвойс є певні акти міжнародного законодавства та нормативні акти, що регулюють електронний документообіг в Україні. Важливим моментом є також визнання електронних підписів нерезидентів в Україні.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 )
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської
операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких
встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за
здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка
брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Міністерство фінансів України притримується точки зору, стосовно того, що інвойс як і рахунок-фактура є первинним документом лише у випадку наявності обов'язкових реквізитів, про що йдеться в листі Мінфіну від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 ( https://mof.gov.ua/storage/files/%D1%80%D0%B0%D1%85%D1%83%D0%BD%D0%BE%D0%BA-%D1%84%D0%B0%D0%BA%D1%82%D1%83%D1%80%D0%B0_(%D1%96%D0%BD%D0%B2%D0%BE%D0%B9%D1%81).pdf ) і не завжди може бути підставою для відображення госп. операції в бухгалтерському обліку (Лист ДФС від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22)

Для ЗЕД існує рекомендований формат інвойсу наведений в Рекомендації Європейської економічної комісії ООН № 6 від 1 вересня 1983 року "Типовий уніфікований рахунок-фактура для міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/148)

Хочемо звернути увагу, що у інвойсу відсутній обов'язковий реквізит у вигляді власноручного підпису, він не є обов'язковим. Вказану практику підтверджує ч. 2 пунктів 9.4 та 9.8 Рекомендацій № 18 Європейської економічної комісії ООН від 29.03.2001 "Заходи щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі" (ECE/TRADE/271), а саме:

"...приймати ті митні декларації, які передаються з допомогою електронних або інших автоматичних засобів до митних органи та які засвідчуються іншим способом, ніж власноручний підпис.."

Також це підтверджує Лист Державної митної служби від 01.03.2011 року № 11/3-10.10/3339-ЕП "Щодо необхідності наявності підпису особи на рахунках" також погоджується із позиціями вище згаданих Рекомендацій № 18 ( https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v3339342-11#Text ) :

"оскільки в міжнародній практиці допускається застосування рахунків (Invoice) без підпису особи, рахунки (Invoice), складені нерезидентами, що подаються під час здійснення митного контролю й оформлення товарів, можуть не містити підпису.

З огляду на вищезазначене, відсутність підпису на поданому для здійснення митного контролю й оформлення товарів рахунку (Invoice), складеному нерезидентом, не є підставою для відмови в
митному оформленні товарів. "

Проте на нашу думку, це стосується лише паперових інвойсів, тому що відповідно до статті 6 Закону №851 електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Проект закону, який передбачав регулючання питання електронних інвойсів було відкликано, тому вважаємо, що поки діють вимоги такі ж, що і до електронних документів України, проте з урахуванням міжнародних норма та порядків визнання електронних підписів нерезидентів.

Згідно ст. 6 ЗУ Про зовнішньоекономічну діяльність "Зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності або його представником у простій письмовій або в електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. У разі експорту послуг (крім транспортних) зовнішньоекономічний договір (контракт) може укладатися шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти) або шляхом обміну електронними повідомленнями, або в інший спосіб, зокрема шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги." ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/959-12#n171 )

НБУ у своєму листі від 07.07.2015 р. №22-01012/46746 зазначив, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис». Також Нацбанк у листі від 16.06.2017 р. №40-0005/42751 зауважив, що іноземні сертифікати ключів, засвідчені відповідно до законодавства тих держав, де вони видані, визнаються в Україні чинними у порядку, встановленому законом.

Перелік нормативно-правових актів стосовно електронного документообороту, ідентифікації підписів, визнання іноземних сертифікатів та ін. приводить на своєму сайті МІнцифра: https://czo.gov.ua/normative-documentation

Крім цього до переліку нормативних актів, що регламентують електронний документообіг відносяться:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг” № 851-IV від 22 травня 2003 року ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text )

2. Закон України «Про електронну комерцію» від 03 вересня 2015 року № 675-VIII ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#Text )

3. Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text )

4. Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text )

5. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (Наказ Мін’юсту 11.11.2014 № 1886/5) ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14 )

6. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n10 )

7. Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 "Про визнання органами ДПС електронних первинних документів" ( https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/normativne-zabezpechennya/61655.html )

8. Лист МІнфіну 24.11.2009 N 31-34000-20-17/31818 ( https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v3181201-09%23Text#Text )

9. Лист ДФС від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 ( https://www.tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html )

10. ГОСПОДАРСЬКИЙ ПРОЦЕСУАЛЬНИЙ КОДЕКС в частині електронних доказів ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1798-12#n2190 )